Стэнли Портни - Управление проектами для чайников

Для обеспечения максимальной производительности и выявления узких мест важно не только правильно распределить задачи и обязанности, но и довести их до каждого. Одной из форм наглядного и компактного представления таких сведений служит диаграмма обязанностей на рис. 8.1.

О — основная обязанность Д — дополнительная обязанность У — утверждение

Рис. 8.1. Фрагмент диаграммы обязанностей по проведению опроса

Столбцы распределены по участникам, строки — по задачам проекта; а в ячейки вписывается роль соответствующего лица в решении определенной задачи.

Допустим, мы установили такие три роли.

• Основная обязанность (О).Обязательства данного лица по данной задаче.

• Дополнительная обязанность (Д).Обязательства по выполнению отдельных частей задачи.

• Утверждение работ (У).Лицо, утверждающее проведение данной работы.

Разумеется, при необходимости можно ввести и другие роли, например:

• экспертиза (Э) — оценка методов и результатов работы;

• приемка (П) — приемка результатов деятельности по данной работе;

• обес печение (Об) — обеспечение необходимыми материальными и информационными ресурсами для выполнения данной работы.

Для примера разберем пункт "Разработка анкет".

• Основная обязанность по разработке формы и содержания возложена па исполнителя А . В этом проекте он подотчетен ведущему специалисту, который подчиняется руководителю проекта.

• Ведущий специалист оказывает содействие исполнителю А , а также проводит проверку и утверждение его работы по каждому пункту.

• Руководитель проекта утверждает подготовленные анкеты. Не исключено, что непосредственно в разработке он участия не принимал.

Анализ такой диаграммы помогает выявить и устранить возможные проблемы. В табл. 8.1 дан их обзор.

Таблица 8.1. Сведения о причинах возможных затруднений, полученные на основе анализа диаграммы 8.1

Определив источники возможных затруднений, наметим варианты реагирования.

• Проигнорировать.Допустим, вы решили ограничиться тремя подписями, хотя, вероятно, следует поставить больше.

• Предпринять несложные страховочные меры.Скажем, попросить ведущего специалиста оставить письменные рекомендации на случай отъезда.

• Включить эти обстоятельства в план управления рисками проекта.(Как анализировать и управлять рисками проекта, подробно описано в главе 14.)

Твоя моя не понимай?

Как-то мой клиент готовился к началу работ по большому проекту. Я поинтересовался, есть ли у него диаграмма обязанностей. Да, ответил он, правда, не в письменном виде, но он, как и другие десять участников проекта, четко представляет свою роль в предстоящем деле. На мой совет все-таки отобразить диаграмму на бумаге он ответил, что есть дела и поважнее. В конце концов он пообещал мне доказать свою правоту.