Стэнли Портни - Управление проектами для чайников

• Не все ознакомлены с допущениями и предположениями, положенными в основу проекта.Свои предположения вы не довели до исполнителей, надеясь, что они и так все знают.

• Ключевая информация проекта не изложена в письменном виде.Важная информация, как и достигнутые соглашения, распространяется устно и отсутствует в письменном виде.

• Неточный и несвоевременный контроль за ходом выполняемых работ.Не ведется учет отработанного времени и расхода ресурсов, не регистрируются сроки начала и окончания работ, не проводится регулярное информирование коллектива проекта о ходе работ.

• Люди не чувствуют ответственности за выполнение работ.Исполнители не поощряются за проделанную работу и не несут ответственности за невыполненные обязательства.

• Не учитываются предполагаемые риски и непредвиденные ситуации.Нет анализа непредусмотренного развития событий, не разработан план решения возможных проблем, исполнители не имеют информации о возможных непредвиденных ситуациях.

• Плохо налажены взаимоотношения членов команды.Умышленно или нет, важная информация не распространяется среди членов команды или доходит до них слишком поздно.

• Нет сильного лидера.Некому дать коллективу ясное видение проекта и побудить остальных к самоотдаче в достижении намеченных целей. В результате — снижение мотивации.

• Непоследовательность высшего руководства в поддержке проекта.Назначенные руководители проектов не получают помощи в решении возникших проблем и разрешении споров, связанных с трудовыми и материальными ресурсами. Система и методы планирования и управления неэффективны.

• Утрата коллективной ответственности за результаты проекта.Участники не чувствуют личной ответственности за выполнение заложенных в плане коллективных обязательств.

Из всего изложенного следует, что для успешного выполнения задач проекта нужно эффективно работать с:

• людьми— командой проекта, администрацией организации, теми, кто поддерживает проект или заинтересован в его выполнении;

• процессами— планирования, организации и управления работами, принятия решений и улаживания конфликтов;

• системами— источниками и процедурами обработки информации, влияющими на ход работ, распределение и контроль за используемыми ресурсами.

Для этого необходимо обеспечить:

• наличие точной, своевременной и исчерпывающей информации— для планирования, контроля за выполнением работ и оценки их результатов;

• ясную и единую систему трудового общения— открытый и регулярный обмен информацией со всеми задействованными людьми;

• ответственность за результат— выполнение всеми взятых на себя обязательств своевременно и в пределах установленного бюджета.

Управление проектом — задача довольно сложная. Необходимо координировать работу многих специалистов, зачастую не имеющих опыта совместной работы, чтобы помочь им достигнуть общей цели. Обычно руководителями проектов становятся люди с техническим опытом работы, но для успешного руководства требуется тонкое чутье в организационных и межличностных вопросах. Это повышает шансы на успех.

Традиционные принципы работы в любой организации были просты: начальник давал задание, вы его выполняли. Расспросы воспринимались как нарушение субординации либо признак некомпетентности.

Однако правила со временем меняются. Сегодня это может выглядеть так.

• Шеф генерирует идеи, а вы должны продумать, как их осуществить.

• Шеф объясняет вам цели своего замысла и устанавливает ограничения. Ваша задача — убедиться в том, что такой проект действительно необходим, и подумать, как претворить общие пожелания в конкретные результаты.

• Далее вы должны составить перечень работ и график их выполнения, список необходимых ресурсов.

• Затем вы руководите ходом работ и устраняете возникающие проблемы.

Нет смысла менять что-либо в этом порядке. Если ваш начальник займется детальной разработкой плана, то кто тогда будет решать стратегические вопросы? Однако не стоит автоматически брать на веру все, в чем он уверен. Вам следует лично участвовать в разработке плана. Так вы сможете понять ожидания начальника от проекта, предложить свои подходы, поставить вопросы.