Джулия Моргенстерн - Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью

Несмотря на то, что хронически опаздывающих людей часто обвиняют в невежливости, я верю, что они никогда и не думали о том, чтобы быть невежливыми по отношению к другим. Они просто настолько закружились в хаосе своих дел, что им даже не приходит в голову подумать о том, что они могут нанести другим людям вред своими опозданиями. И только после запоздалого, как правило, исцеления от этой привычки они понимают, насколько невнимательными казались другим людям, которым приходилось их ждать.

Если вы боретесь с привычкой опаздывать, вы изо всех сил пытаетесь все делать во время, но, кажется, что-то все время встает у вас на пути. Для того чтобы установить истинную причину своих опозданий, спросите себя: “Я всегда опаздываю на одно и то же время, или нет?” Если вы опаздываете по-разному, скорее всего, вы совершаете чисто технические ошибки в планировании времени, а именно: вам трудно точно подсчитать необходимое для выполнения задач время. Вернитесь к главе 7 “Сортировка задач”, чтобы научиться лучше это делать. В другом случае, если вы всегда опаздываете на одно и то же время (например, вам всегда не хватает пятнадцати минут), вы, скорее всего, сталкиваетесь с психологическими препятствиями (смотрите главу 2 “Что вам мешает?”). Обратите особое внимание на “Психологическое препятствие” № 2: “Укрощение хаоса” и № 3: “Страх вынужденного бездействия”.

Если проблема в том, что вы плохо оцениваете время, необходимое для выполнения своих дел, решение состоит в том, чтобы научиться делать это лучше, используя те приемы, которые я предложила в главе 7. До тех пор, пока вы не научитесь точно оценивать время, необходимое для выполнения долгих дел, запланируйте достаточные резервы времени перед своими деловыми встречами. Планируйте свое прибытие к месту за пятнадцать минут до встречи и захватите с собой материалы для чтения, пока вы ждете. Переведите свои часы на десять минут вперед и действуйте так, будто они показывают точное время.

Если от своевременного выхода на встречу ваше внимание отвлекают внезапно возникшие помехи, вернитесь к вышестоящему разделу этой главы, который посвящен минимизации помех и перерывов в работе. Помните, умение справляться с возникающими помехами – очень важный навык для уплотнения времени и реализации ваших планов.

Если вы и в самом деле хотите уплотнить время выполнения своих задач, вы должны победить свое стремление к абсолютному совершенству во всем. Бывает очень тяжело прекратить выполнение дела, когда вы пытаетесь довести результат до совершенства, особенно, если это важное дело или если оно вам нравится. Когда вы убираете ванную комнату, вы понимаете, что она будет выглядеть гораздо лучше, если вы еще немного почистите ванну и плитку чистящим средством. Составляя письмо, вы обязательно будете находить все более и более изящные способы выражения своих мыслей. Таким образом, письмо будет переписываться несколько раз, и вы наверняка выйдите за пределы отведенного на эту задачу времени.

Овладеть искусством уплотнения времени означает научиться в нужное время оставить свое стремление к совершенству, чтобы не затягивать выполнение задачи снова и снова. Чтобы увидеть место конкретной задачи в перспективе своей жизни, отвлекитесь на секунду и спросите себя, какой смысл в том, чтобы шлифовать результат, пытаясь еще на одну ступень приблизить его к совершенству, и чего вы хотите этим добиться. Не придется ли вам из-за этого отрывать время от другого важного дела?

Чтобы избежать неразумного затягивания работы над завершением задачи, установите для себя четкий срок его завершения и сразу после него запланируйте другую задачу. Если вы скажете: “Я должен написать письмо, и я просто буду писать его до тех пор, пока не закончу”, эта задача займет у вас гораздо больше времени, чем тогда, когда вы скажете себе: “Я собираюсь написать это письмо за полчаса и затем позвонить Джо и поговорить с ним о нашем новом клиенте”. Вы действительно не отстанете от графика, если запишите в своем органайзере: “14:30–15:00: Написать письмо. 15:00–15:30: Разговор с Джо”.

Жесткие сроки могут не только создавать напряжение, но и быть большим благом. Ли, известный ведущий радиопередач, говорит, что не будь строгих сроков, ни одна передача никогда бы не вышла в эфир. Редакторы продолжали бы писать и переписывать сценарии, бесконечно совершенствуя и оттачивая текст”.