Джулия Моргенстерн - Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью

И, конечно же, вы можете сократить свою работу путем делегирования, – или перепоручения другим, – отдельных ее частей. Наймите курьера для упаковки и доставки рекламы, воспользуйтесь услугами компаний по доставке горячего питания для организации банкета. Делегируйте ту часть работы, которая менее всего вам знакома. Вы не можете постоянно тратить время на овладение новыми знаниями и навыками для того, чтобы завершить очередной проект. Позвольте кому-то другому профессионально позаботиться о том, чтобы закуска оставалась горячей по дороге из пункта А в пункт Б.

Другой способ ускорить выполнение задачи – снизить свои требования к качеству ее выполнения: вы вовсе не должны каждый раз делать свою работу на “пять баллов”. Учитывайте то, насколько важна данная задача; нужно ли вам составлять совершенный, изысканный по форме и содержанию доклад, если это всего лишь внутренний документ для ознакомления ваших коллег, или, быть может, вы хотите произвести хорошее впечатление на своего босса?

Если вы пришли к выводу, что задача в обязательном порядке должна быть выполнена и сократили процедуру ее выполнения таким образом, что для этого потребуется минимально возможное количество времени, следующим шагом в “зачистке” вашего расписания будет рассмотрение возможности делегирования выполнения этой задачи кому-то другому.

Когда вы поручаете другим людям взять на себя выполнение некоторых своих задач, вы высвобождаете свое время и силы и можете сосредоточиться на тех задачах, выполнить которые вы можете наилучшим образом. (Делегируя задачу, убедитесь, что не перескочили через этапы удаления и сокращения задач. Вы определенно не хотите, чтобы ваш помощник тратил больше времени, чем это необходимо для выполнения задачи. И если вы платите этому человеку за его работу, это еще один повод предварительно сократить задачу и оптимизировать технологию ее выполнения.)

Один из самых восхитительных аспектов делегирования, на который обычно не обращают внимания, состоит в том, что делегирование строится на основе здоровой взаимозависимости между людьми. Когда вы работаете как одна команда, такая работа сближает и сплачивает людей. Взаимоотношения укрепляются путем разделения рабочей нагрузки и за счет того, что совместно работающие люди учатся доверять друг другу и полагаться друг на друга.

Эффективное делегирование – один из самых важных навыков тайм-менеджмента, который необходимо освоить и использовать. Но есть несколько причин, в силу которых люди сталкиваются с трудностями в процессе перераспределения своей работы и перепоручения своих задач другим. Вот некоторые наиболее распространенные причины таких затруднений.

• Вам кажется, что вы слишком заняты для того, чтобы делегировать выполнение своих задач другим.Когда вы перегружены работой, вам может казаться, что у вас совсем нет времени на делегирование задач и на контроль за их исполнением другими. Однако, потратив несколько часов (а чаще всего – несколько минут) на выяснение того, что вы можете перепоручить другим, на поиск помощника и на его подготовку и обучение, вы сэкономите огромное количество времени. Не бойтесь тратить время на разработку общего плана действий, – впоследствии это время многократно окупается.

• Вы испытываете чувство вины, “сваливая” свою работу на других.Если вы рассматриваете делегирование как поручение кому-то другому выполнение неприятной или “черной” работы, вы можете испытывать от этого чувство вины. В конце концов, никто из нас не хочет прослыть “плохим большим боссом”. Но вы вовсе не должны страдать от необходимости постоянно доказывать окружающим, что вы не считаете некоторые дела не достойными вашего внимания. Помните: если вы не любите выполнять определенные виды задач, это еще не значит, что этого не любит никто. У каждого из нас есть свои навыки, интересы, дарования и склонности, поэтому не чувствуйте себя виноватым, когда просите кого-то о помощи. Делегирование работает лучше всего тогда, когда вы ставите нужного человека на нужное место в нужное время и даете возможность каждому внести важный вклад в успех общего дела.

• Вам трудно положиться на других и зависеть от них.Некоторые люди скованы убеждением: “Если я не сделаю это сам, никто не сделает это за меня, и никто не сможет сделать это лучше меня”. Если вы выросли в среде, где не могли доверять окружавшим вас взрослым, вам будет особенно трудно полагаться на других и доверять им.