Джулия Моргенстерн - Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью

ПОРТАТИВНЫЕ ЭЛЕКТРОННЫЕ ПЛАНИРОВЩИКИ(Palm, Sharp, Casio). Эти устройства легкие, компактные и способны хранить большой объем информации. В их число входят и очень простые и недорогие электронные органайзеры, и более дорогостоящие “личные электронные секретари” (personal digital assistant, PDA), и весьма дорогие портативные персональные компьютеры (например, Psion), которые ничем не уступают персональным компьютерам и ноутбукам. Если акронимы, сокращения и аббревиатуры не смущают вас и еще вам не надоели, скажу, что эти мини-компьютеры также известны как “палм-топы” (palm-top, palm-size PC, PPC). Базовые модели PDA содержат календарь, списки текущих задач, телефонные и адресные книги и обладают функциями для записи заметок и графической информации. Самые совершенные модели “палм-топов” могут выполнять практически все те функции, что и персональные компьютеры, но в меньшем объеме.

Основные преимущества таких устройств – небольшие размеры, малый вес и способность хранить большой объем информации. Кроме того, они способны сэкономить время, которое вы тратите на ввод информации: большинство электронных органайзеров и PDA позволяют вам, однажды введя в календарь данные, просматривать их в разных форматах и масштабах времени – в масштабе одного дня, недели и месяца – одним нажатием кнопки. Вы легко можете запрограммировать ваш электронный планировщик на внесение в ваше расписание периодически повторяющихся событий. Вместо того чтобы каждую неделю записывать в своем блокноте “Понедельник, утро: совещания по продажам” – пятьдесят два раза в год, вы можете ввести эту информацию один раз, и одним нажатием кнопки в ваше расписание будут внесены соответствующие добавления до конца года. Электронные органайзеры и PDA также позволяют вам производить поиск и отбор информации по ключевым словам или цифрам.

К недостаткам всех электронных органайзеров можно отнести то, что их использование требует больше времени, чем обычно необходимо для беглого просмотра страниц в обычных бумажных планировщиках или на запись в них текущей информации. Кроме того, чтобы научиться пользоваться PDA, требуется время, поэтому многие люди в итоге используют их просто в качестве электронных записных книжек.

ПЛАНИРОВЩИКИ НА БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ

ЗА

• Нет необходимости изучать программное обеспечение

• Запись информации производится естественным и удобным способом

• Нет необходимости беспокоиться об электропитании

• Вы можете легко перелистывать страницы, чтобы получить общее представление о своих делах

• Вы можете хранить использованные листы и бланки на полке, чтобы всегда иметь возможность обратиться к ним

ПРОТИВ

• Нет возможностей автоматического поиска информации

• Есть возможность переполнения, планировщик становится громоздким

• Сложно создавать резервные копии информации

• Другие люди не могут получить доступ к вашей информации

ЭЛЕКТРОННЫЕ ПЛАНИРОВЩИКИ

ЗА

• Вы можете производить поиск и отбор информации по ключевым словам или цифрам

• Вы можете легко группировать и трансформировать данные

• Легко создавать резервные копии информации

• К вашей информации с помощью сети могут получить доступ другие люди

ПРОТИВ

• Вы можете просматривать одновременно только один экран или окно; сложно получить общий обзор

• Неудобно обращаться к архивной информации

• Ниже скорость обращения к данным

Даже если вы относитесь к людям зрительно-осязательного типа, вы можете решиться совершить путешествие в мир электронно-цифровых систем в том случае, когда другим людям необходим быстрый доступ к вашему расписанию или графику работ. Возможно, компания, в которой вы работаете, потребует от вас пользоваться компьютерной системой планирования рабочего времени. Или, если вам приходится хранить слишком большой объем информации в своем блокноте или органайзере, вес и объем такого планировщика на основе бумажных бланков может оказаться для вас слишком большим. И, наконец, вы можете предпочесть электронный планировщик по соображениям безопасности и конфиденциальности информации, поскольку его программные средства требуют введения пароля для получения доступа к вашим данным.