Дидье Нуайе - Как провести собрание

Права на перевод и печать получены по соглашению с издательством INSEP CONSULTING Editions, 18, bd Malesherbes, 75008, Paris, France. Все права защищены.

© INSEP CONSULTING Editions, 2004

© Претекст, авторизованный перевод, подготовка к изданию, 2007

Собрания могут стимулировать творческую мысль и энергию, координировать усилия сотрудников, повышать производительность команды. А бывает и наоборот: они не приносят никакой пользы, расхолаживают людей и повергают в уныние…

На встречи уходит время – дорогостоящий ресурс, поэтому собрания должны быть конструктивными, динамичными и иметь четкую цель.

Эта брошюра поможет вам избежать лишних собраний, а те, которые вы проведете, – сделать максимально короткими, насыщенными и эффективными.

Сколько «стоит» собрание? Затраченное время (на само собрание, на его подготовку, на дорогу), умноженное на среднюю почасовую оплату работника плюс накладные расходы.

Имейте в виду, что собрание может преследовать различные цели:

• проинформировать людей, получить от них информацию;

• обменяться мнениями, обсудить вопрос;

• подготовить предстоящие мероприятия;

• найти выход из ситуации;

• принять или утвердить решение;

• привлечь внимание или определить отношение к некой проблеме.

В каждом из перечисленных случаев нужно четко сформулировать искомый результат: «Разработка коммерческого плана», «Способы сокращения постоянных издержек на 15 %», «Оценка результатов первого этапа проекта с целью перехода ко второму этапу», «Средства поддержания ценовой политики компании» и т. д.

1. Брифинг, «летучка»:короткое собрание для сообщения предстоящих действий или оценки проведенных мероприятий.

2. Собрание проектной группы:анализ работы перед переходом на следующий этап, выявление трудностей.

3. Совещание руководящего состава:собрание, посвященное вопросам управления, разработке стратегии и ее воплощению, анализу результатов работы.

4. Собрание группы по развитию:анализ ситуации и разработка методов решения проблемы для внедрения усовершенствований.

5. Общее собрание подразделения:проводится периодически для обсуждения вопросов, касающихся всех сотрудников, – общие рабочие установки, задачи и результаты, организация труда, коллективные мероприятия и т. д.

6. Семинар:собрание, на котором можно расширить понимание проблемы или ситуации, наметить перспективы обучения, обозначить основные установки и направления профессионального роста.

1. Сформулируйте цель собрания и проконтролируйте, была ли она достигнута.

2. Разбейте встречу на части и в общих чертах наметьте их содержание, основную тему.

3. Заранее определите длительность проведения собрания (час-полтора) и время, отведенное на рассмотрение каждого пункта его повестки.

4. Предоставьте участникам встречи перечень материалов, с которыми нужно ознакомиться заранее и которые необходимо принести с собой.

5. Поручите подготовку собрания некоторым из его участников и сообщите об этом остальным.

6. Оповещая людей о собрании, уточняйте: «присутствие желательно» или «явка обязательна».

Каким должно быть объявление о собрании?

• Своевременным.

• Интересно сформулированным.

• Побуждающим к размышлению.

Объявление

Лично попросите нескольких участников собрания провести подготовительную работу. Обмен мнениями в неформальной обстановкеподтолкнет к размышлению. Предварительное обсуждение сэкономит время собрания.

Набросайте план собрания. Выделите ключевые темы обсуждения.

Определите также основные формы работы: доклад, совместный анализ данных, обсуждение вопросов, формирование рабочих групп и т. д.