Евгений Коноплев - Про INFO. Разложить все по полочкам

Здесь есть возможность читать онлайн «Евгений Коноплев - Про INFO. Разложить все по полочкам» — ознакомительный отрывок электронной книги совершенно бесплатно, а после прочтения отрывка купить полную версию. В некоторых случаях можно слушать аудио, скачать через торрент в формате fb2 и присутствует краткое содержание. Город: Москва, Год выпуска: 2010, ISBN: 2010, Издательство: Array Литагент «Альпина», Жанр: management, на русском языке. Описание произведения, (предисловие) а так же отзывы посетителей доступны на портале библиотеки ЛибКат.

Про INFO. Разложить все по полочкам: краткое содержание, описание и аннотация

Предлагаем к чтению аннотацию, описание, краткое содержание или предисловие (зависит от того, что написал сам автор книги «Про INFO. Разложить все по полочкам»). Если вы не нашли необходимую информацию о книге — напишите в комментариях, мы постараемся отыскать её.

Запутались в папках и версиях файлов? Думаете, что написать на визитке? Долго ищете письмо с подтверждением условий сделки? Эти проблемы знакомы каждому офисному сотруднику, работающему в режиме информационных перегрузок и катастрофической нехватки времени. Очень многие мелочи – от правильно написанной темы письма до вовремя сделанного архива файлов – позволяют существенно повысить эффективность работы и сэкономить время на поиске данных.
На страницах этой мини-энциклопедии собраны наиболее важные советы по работе с информацией, которые полезны как начинающему офисному работнику, так и опытному руководителю.

Про INFO. Разложить все по полочкам — читать онлайн ознакомительный отрывок

Ниже представлен текст книги, разбитый по страницам. Система сохранения места последней прочитанной страницы, позволяет с удобством читать онлайн бесплатно книгу «Про INFO. Разложить все по полочкам», без необходимости каждый раз заново искать на чём Вы остановились. Поставьте закладку, и сможете в любой момент перейти на страницу, на которой закончили чтение.

Тёмная тема
Сбросить

Интервал:

Закладка:

Сделать

Поле «Тема письма»

Re[99]…

Поверьте, программисты Microsoft, как бы их ни ругали системные администраторы, очень неглупые люди. И если они ввели в шаблонах электронной почты графу «Тема письма», то сделали это не для того, чтобы она заполнялась значениями «Re[18]» (18-й ответ на начальное письмо – подставляется автоматически) или записями типа «Привет!» (с этого слова должно начинаться тело письма). Не менее забавно смотрится в теме письма фраза «Это я!». Если вы пишете не со своего личного ящика, то надо указать, кто это «я»; а если со своего – то все и так узнают, что это вы, по данным отправителя.

Удобство графы «Тема письма» заключается в том, что она позволяет, не раскрывая самого письма, узнать по существу его содержание. Причем это верно как для тех писем, что прислали вам (папка «Входящие»), так и для тех писем, что написали вы сами (папка «Отправленные»). Согласитесь, в этом смысле «Иванов – Петрову: фотографии семинара» удобнее, чем письмо с темой «Re[6]: семинар», к которому прикреплены фотографии.

Вам пока не понятно, насколько это актуально? Тогда дождитесь, когда вам будет приходить по 50 писем в день и когда вы сами будете отправлять столько же. Тогда вы оцените удобство графы «Тема письма» в полной мере. А пока приучайте себя:

• указывать в теме письма его суть одним тезисом (от двух до пяти слов) («Ответ на заявку и два уточняющих вопроса»);

• если переписка ведется не по личным адресам (на общий адрес или с общего адреса), указывать и адресата, и отправителя письма («Иванов – Петрову: координаты сервисного центра»);

• в особо важных письмах использовать верхний регистр букв (только не забывайте, что это означает КРИК): «Иванов – Петрову: СРОКИ по вашей заявке ИСТЕКАЮТ через 2 дня»;

• ставить себя на место получателя писем и думать о том, понятно ли по теме письма, что ждет его читателя («Re[98]: Вот, что я хотел сказать, пока не сказал то, что не хотел сказать»).

Все эти меры позволят вам, упорядочив письма по адресату или по теме, быстро путешествовать по вашей корреспонденции. Можно провести аналогии между темой письма и именем файла. И то и другое существенно облегчает поиск и навигацию по базе файлов или писем. К слову, файлы писем, сохраняемые из Outlook на жесткий диск (или флешку), именуются системой именно по теме письма, и здесь уже, не открыв письмо, вы его не просмотрите, более того – два разных письма с одинаковой темой «Заявка» в одном каталоге сохранить не получится.

Большинство почтовых клиентов позволяют еще и заводить отдельные папки, в которые по заданным правилам будет автоматически помещаться входящая/исходящая почта – например, все письма от одного адресата. При разработке структуры этих каталогов и их имен с некоторыми оговорками можно применять принципы каталогизации, описанные в предыдущих эпизодах.

Резюме (Шаг 2)

Все описанные в «Шаге втором» приемы призваны облегчить жизнь как самому автору информационных продуктов (файлов, писем и т. д.), так и их получателю. Приучая себя применять эти правила, мы тратим не так уж много сил сейчас, чтобы сэкономить массу времени потом («Лучше день потерять, потом за пять минут долететь…»). Так что потратьте немного усилий «на входе» (в самом начале информационной работы), чтобы получить значительную экономию «на выходе» (в процессе этой работы).

• Введите и приучите себя соблюдать логичную и понятную систему именования файлов. Отражайте суть, дату создания (по необходимости) и любые другие необходимые сведения в их названиях. Так будет удобнее и вам – при поиске файлов, и получателю ваших материалов.

• Разработайте и внедрите в свою практику осмысленную иерархию каталогов. При наименовании папок используйте различные приемы, упрощающие навигацию по вашим информационным массивам. Классифицируйте информацию по значимым для вас критериям и сокращайте время, затрачиваемое в дальнейшем на ее поиск.

• Активно и эффективно используйте графу электронной почты «Тема письма». Отражайте в ней кратко суть писем и важные подробности. Этим вы упростите жизнь своим контрагентам, а себе облегчите поиск писем в папке «Отправленные».

В общем, задумайтесь о том, эффективно ли вы используете имена файлов / каталогов / писем и т. п. И если здесь есть скрытые резервы, постарайтесь их задействовать. В дальнейшем это принесет ощутимую выгоду.

Шаг 3. Ваш информационный фонд

Полным-полна моя коробочка…

Читать дальше
Тёмная тема
Сбросить

Интервал:

Закладка:

Сделать

Похожие книги на «Про INFO. Разложить все по полочкам»

Представляем Вашему вниманию похожие книги на «Про INFO. Разложить все по полочкам» списком для выбора. Мы отобрали схожую по названию и смыслу литературу в надежде предоставить читателям больше вариантов отыскать новые, интересные, ещё непрочитанные произведения.


Отзывы о книге «Про INFO. Разложить все по полочкам»

Обсуждение, отзывы о книге «Про INFO. Разложить все по полочкам» и просто собственные мнения читателей. Оставьте ваши комментарии, напишите, что Вы думаете о произведении, его смысле или главных героях. Укажите что конкретно понравилось, а что нет, и почему Вы так считаете.

x