Ирина Андрианова - Личное дело работника

3) документы, подтверждающие завершение трудовых отношений работника с данным работодателем:

– заявление на увольнение;

– документы на увольнение при внешнем переводе (например, письмо-приглашение от нового работодателя);

– приказ об увольнении.

Законодательством предусмотрен ряд случаев, когда работодатель обязан затребовать дополнительные документы от работников при трудоустройстве. Например, если работа связана с медикаментами или пищевыми продуктами. К этим документам относятся медицинская книжка (хотя она не включается в личное дело, но хранится отдельно у работодателя), документы об образовании, об отсутствии судимости (требуются при трудоустройстве в учебные заведения). Т. е перечень документов, входящих в личное дело может быть регламентирован отраслевыми нормативно-правовыми актами.

В личное дело не включаются документы с разными сроками хранения (приказы, заявления об отпусках, отгулах, медицинские справки, больничные листы и тп.) и документы с персональными данными работника (паспорт, СНИЛС, ИНН и др.).

Работа с персональными данными и личными делами госслужащих регламентируется ст. 13 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» (ФЗ 152) и другими нормативными актами (см. раздел 1, п. 1.2.).

Личное дело сотрудников коммерческих организаций формируется из документов, созданных самой организацией (предприятием, учреждением), чтобы не нарушить требования Трудового кодекса РФ и ФЗ 152. А 1 сентября 2022 года в работе с перс. данными все компании обязаны учитывать новшества, внесенные Федеральным законом от 14.07.2022 №266-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О персональных данных» (далее – ФЗ 266).

Работодатель сам определяет состав личного дела. Однако обрабатывать и хранить персональные данные организация имеет право только для определенных целей. Поэтому при обработке этих сведений необходимо соблюдать общие требования и принимать меры по их защите в соответствии со статьей 86 Трудового кодекса РФ.

Порядок работы с перс. данными, должен быть зафиксирован в локальном нормативном акте (далее – ЛНА) компании – Положении о персональных данных,с которым под роспись знакомиться новый сотрудник при приеме на работу. Нужно учесть, что с 01.09.2022 введены новые требования к локальным нормативным актам о перс. данных (пп. 2 п.1 ст. 18.1 ФЗ-152), а следовательно необходимо внести корректировки в уже существующие ЛНА и/или утвердить новые. Теперь Положение о перс. данных должно иметь определенную структуру и содержать следующую информацию: категории и перечень сведений, обрабатываемых работодателем; категории субъектов перс. данных; цели обработки для каждой категории субъектов перс. данных; сроки и способы обработки и хранения данных; порядок уничтожения перс. данных на бумажном носителе и в электронном виде.

В связи с новыми требованиями обязанность работника уведомлять об изменении его персональных данных исключается из Положения и прописывается в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Еще один локальный акт который должен быть с 01.09.2022 в каждой организации – Политика по обработке и защите персональных данных

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.