Ирина Андрианова - Личное дело работника

Что же касается государственных служащих, то личные дела на них заводятся в обязательном порядке по месту прохождения службы (в федеральных, государственных и муниципальных ведомствах, организациях и учреждениях). Обязанность по формированию, учету и хранению личных дел госслужащих и лиц, к ним приравненных, регламентируется Федеральным законом от 27.07.2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Федеральным законом от 02.03.2007 №25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации».

В государственных организациях и учреждениях работа с личными делами имеет свои особенности. Список документов, входящих в личное дело, намного больше, а многие из них содержат персональные данные, сведения о доходах и расходах сотрудника, членов его семьи и др. в отличии от личных дел работников частных компаний.

Законодательством предъявляются жесткие требования к составу, порядку хранения, доступа и использования личных дел гос. служащих. Основным нормативным актом, регламентирующим эти требования, является Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Также, в зависимости от сферы деятельности, порядок прохождения службы, работы с личными делами и персональными данными сотрудников регламентируется другими законами и ведомственными приказами, которые обязательны для исполнения подчиненными организациями и учреждениями. Например, к ним относятся Федеральный закон от 28.03.1998 №53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», Приказ МВД России от 24.11.2020 N 800 (ред. от 04.03.2022) «О некоторых вопросах централизованного учета персональных данных сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации, граждан Российской Федерации, поступающих на службу в органы внутренних дел Российской Федерации», Приказ Федеральной налоговой службы от 13.06.2018 №ММВ-7-6/384@ «Об утверждении Правил обработки персональных данных в Федеральной налоговой службе».

Алгоритм передачи дел на хранение в архив организации, а также в государственный и муниципальный архив, процесс оформления и учета дел, формы документов содержатся в приказе Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 №526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее – Правила 2015). В приложениях к Правилам 2015 находятся бланки обложки дела, внутренней описи, листа-заверителя, архивных описей дел, актов об уничтожении документов и др (см. раздел 3).

Коммерческие (частные) организации часто опираются на нормативные акты для гос. служащих при определении порядка работы с личными делами. Общие требования к оформлению, использованию и хранению дел содержатся в архивных правилах, утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 №526, рекомендациях Росархива 2018 г.

На каждого работника отдельно заводятся картонные папки или скоросшиватели, где будут аккумулироваться документы в хронологическом порядке, начиная с момента трудоустройства, на протяжении всей его трудовой деятельности в данной организации и заканчивая увольнением. Если работник повторно принят в штат компании, то на него оформляется новое личное дело. Размещение документов нескольких работников в одной папке личного дела не допускается.

Состав документов при приеме на работу нового сотрудника коммерческие организации определяют сами с учетом законодательства о персональных данных и Трудового кодекса РФ (см. п. 2.3.).

Обложка дела по сути является его титульным листом. Коммерческие организации имеют право сами разрабатывать бланк титульного листа личных дел. Целесообразно приобрести картонные папки с уже напечатанными реквизитами на обложке и заполнять от руки. Но некоторые компании предпочитают вносить данные и распечатывать титульный лист с компьютера и наклеивать его на папку.