авторов Коллектив - Основы русской деловой речи

Характерной чертой деловой письменности является тенденция к максимальной зависимости формы изложения от характера информации. Именно характер информации заставляет нас избрать тот или иной жанр документации. Но выбор жанра, в свою очередь, означает обязательность определенной формы документа, присущей именно этому документу.

Сложившийся деловой жанр характеризует отчетливая структура, состоящая из совокупности реквизитов какого-либо документа и называемая формуляром. Форма документа – это сумма реквизитов с указанием их взаимосвязей и последовательности изложения. Необходимым условием владения деловой речью является знание и понимание формы различных документов.

Форма и способ изложения документов служат унифицированному выражению мысли в типичных деловых отношениях. Соответствие жанру документации является при этом главным, а стремление к лаконичности изложения плюс максимум информации диктуют пишущему особую ответственность за точность формулировок. Язык документации, как и язык законов, требует прежде всего точности и однозначности.

В документе обязательна не только содержательная, но и оформляющая часть. Название документа является смысловой связкой между содержательной и оформляющей частями документа. Связывая оформляющую и содержательную части, название документа наиболее ярко реализует модальное, жанровое значение текста в целом. Оформляющая часть документа раскрывает его коммуникативную структуру, а содержательная часть передает предметный смысл коммуникации.

С точки зрения содержания каждый жанр представляет собой определенный тип модального значения, при этом модальное значение текста через название документа оказывается способом представления предметного смысла адресантом документа к его адресату. Следовательно, выделение жанров представляет собой дифференциацию модальных значений и закрепление определенного модального значения за определенным видом или группой видов документов. Так, например, «… прикази отчетв современном документообороте – разные виды документов, ибо они обладают разным формуляром. С точки зрения филолога, эти разные виды документов относятся к разным жанрам, так как приказ определяет действие, которое еще не совершилось и неизвестно, будет ли совершено (ибо не все приказы выполняются), а отчет должен зафиксировать уже совершенное действие. Поэтому модальность этих двух текстов различна, различны и их возможности несовпадения, несоответствия действительности». [90]

Одним из признаков речевого жанра является устойчивость. Речевые жанры – это относительно устойчивые тематические, композиционные и стилистические типы высказываний. Ведущий признак здесь – структурно-композиционный. По сравнению с композиционным остальные признаки жанра можно считать переменными.

В деловых жанрах понятие композиции должно включать в себя распределение и расположение содержательного материала на различных ступенях развертывания текста, что позволяет выявить позицию производителя речи, типовые структуры такого развертывания, т. е. строение текста.

Факты языка допускают возможность существования жанров, не закрепленных за каким-то одним стилем. Так, межстилевым явлением можно признать эпистолярный жанр, способный функционировать в рамках и на базе различных функциональных стилей, например, дипломатическая и другая деловая переписка – в официально-деловом стиле, научное письмо – в научном, письма редактору – в газетном и т. п. В стилевом плане эти эпистолярные произведения схожи с другими разновидностями соответствующих стилей, по композиции же они близки друг к другу – структурно-смысловым строением текста, обращенностью к адресату, наличием инициальных и заключающих текст формул. [91]Пишущий подбирает средства строения текста, учитывая их жанровую специфику.

Понимание текста также связано с умением отнести его к определенному жанру, так как каждый жанр подсказывает читающему некий тип смысла. Жанровый состав современной системы документов должен быть разумно соотнесен с ее прошлым состоянием. Действенность документа определяется точностью его соответствия определенному жанру и правильностью его составления.

Выбрав нужный жанр документа, пишущий определяет свои дальнейшие действия. Он может или только заполнять «пробелы» в уже готовом тексте-матрице, или составлять текст по определенной модели, или, написав заголовок, обозначающий жанр документа, должен сам подыскивать необходимые слова и работать над композицией текста.