Олег Северюхин - Организация бизнес-контактов с зарубежными партнерами

Водители должны инструктироваться по порядку работы во время встречи и приема делегации, иметь опрятный внешний вид в костюме с галстуком.

Выполнение правил протокола техническим персоналом является обязанностью, а не одолжением. Выполнение этих правил должно требоваться от всех должностных лиц и их подчиненных.

По прибытии в гостиницу гостей провожают до вестибюля, в случае необходимости помогают оформить все необходимые документы и прощаются.

Провожать гостей до номера не принято, так как в этом случае гостеприимный человек вынужден пригласить провожающего на чашечку чая или кофе, к чему он совершенно не готов.

При подготовке встречи делегации необходимо продумать и вопрос ее проводов. В первый же день работы этот вопрос обсуждается с членом иностранной делегации, ответственным за организационные вопросы. С ним уточняются дальнейший маршрут делегации, приемлемое время отъезда и вид транспорта. Целесообразно заранее приобрести билеты и внести коррективы в программу приема делегации.

Церемониал проводов практически аналогичен церемониалу встречи.

По возможности, следует заранее подготовить и осмотреть предназначенные для гостей номера. Они должны быть достаточно удобными и находиться, если есть выбор, на внешней стороне гостиницы.

Ни в коем случае нельзя поселять двух человек в один номер (даже в 2-х местный).

Если это ваша гостиница и у вас есть соответствующие возможности, то в зависимости от сезона и местоположения вашего предприятия было бы неплохо оборудовать номера небольшими холодильниками, куда заранее поставить прохладительные напитки, а возможно и фрукты. В номер г-жи N можно поставить цветы. Следует заранее переговорить с обслуживающим персоналом гостиницы и попросить их оказать внимание гостям.

Как правило, переговоры ведутся в отдельной, специально оборудованной комнате. Она должна быть удаленной от основных производственных помещений, достаточно комфортабельной и эстетично оформленной. Целесообразно иметь в этой комнате (или в прихожей к ней, если таковая имеется) холодильник, буфет с посудой, а также все необходимое для приготовления чая или кофе.

В случае отсутствия специальной переговорной комнаты можно использовать кабинет директора (в том случае, если он сам возглавляет делегацию на переговорах). Однако, это менее удобно, т. к. возможны телефонные звонки или приход посетителей.

На дверь переговорной комнаты необходимо повесить соответствующую табличку.

Очень полезно иметь в переговорной комнате наглядную информацию (стенды, образцы, буклеты и т. п.) о предприятии, о продукции, связях в России и за рубежом, данные о предлагаемой к продаже продукции, как на русском, так и на иностранном языке.

На столах не должно быть никаких лишних документов. На них могут лежать блокноты, карандаши, спички, сигареты, стоять пепельница (если считается, что в данном помещении разрешается курить), бутылки с минеральной водой и фужеры (перевернутые – признак их неиспользованности).

Кроме того, на столах могут стоять цветы в низких вазах. В зависимости от формы стола они располагаются или в центре стола или по его краям.

На стол можно поставить таблички с указанием фамилий и инициалов членов делегации, чтобы не возникало заминок в рассадке перед началом переговоров.

Встречающий иностранную делегацию у подъезда, в вестибюле фирмы не должен быть членом принимающей делегации.

Рассадка участников переговоров осуществляется в зависимости от уровня встречи и обстановки переговорной комнаты (круглые или квадратные столы, расположение членов делегаций в креслах и т. п.).

Главы делегаций, как правило, располагаются друг против друга. Переводчики садятся рядом с главами делегаций.

Если переговоры длятся продолжительное время, то в перерыве может быть подано угощение: чай, кофе, бутерброды, фрукты и т. д.

Угощение гостей организуется в отдельном помещении.

При отсутствии такой возможности угощение вносят в помещение, где ведутся переговоры. Угощение ставится персонально только перед главами делегаций. Остальные обслуживаются сами.

Если в переговорной комнате есть телефон, то необходимо позаботиться о том, чтобы он не звонил во время переговоров.

Визитная карточка создает у собеседника ассоциацию с ее владельцем. Она должна быть сделана так, чтобы вызывать положительные эмоции у смотрящего на нее. Визитная карточка должна быть стильной, хорошо сверстанной и качественно отпечатанной.