Олег Северюхин - Организация бизнес-контактов с зарубежными партнерами

Данный вид визы в Россию является подходящим, если Вам (иностранному гражданину), известны точные сроки пребывания на территории РФ и известны города, которые Вы планируете посетить. Туристическая виза, может быть однократной (один въезд/выезд) и двукратной (два въезда/выезда).

Преимуществом туристической визы является простота в оформлении туристического приглашения (обычно не более одного часа) и невысокий консульский сбор (в посольстве/консульстве). Минусом использования именно этого вида визы в Россию, является долгий срок оформления визы в посольстве/консульстве РФ (до двух недель). Срок пребывания по туристической визе не может превышать 1 месяц.

Частная виза оформляется для иностранных граждан желающих посетить Россию с целью погостить у родственников, друзей, знакомых. Оформляется в подразделении ФМС по месту жительства гражданина РФ, желающего принять иностранного гражданина.

Программа должна быть четкой, ясной и по возможности детальной. Составляется она лицом, ответственным за прием делегации, и утверждается руководством предприятия.

Программа должна быть обязательно согласована с соответствующими государственными органами.

Она должна включать в себя:

– вопросы встречи и проводов делегации;

– вопросы размещения в гостинице;

– вопросы материального обеспечения (питание, обслуживание, автотранспорт и т. п.);

– деловую часть;

– культурную часть программы (театр, экскурсии и т. п.);

– ответственных за проведение мероприятий.

Желательно до приезда согласовать программу с приезжающей стороной.

Практика показывает целесообразность предварительного инструктажа всех участников переговоров, проверки готовности к исполнению программы пребывания делегации, распределение между участниками переговоров вопросов, которые желательно выяснить в ходе встреч с иностранцами (например, вопросов для составления справки на фирму).

На этой же встрече необходимо распределить обязанности по обеспечению пребывания иностранной делегации (встреча в аэропорту или на вокзале, обеспечение гостиницей, питание, билеты в театр, экскурсии и т. п.).

Решение организационных вопросов целесообразно поручить одному из сотрудников протокольной группы.

В случае, если глава делегации прибывает с супругой, то принимающая сторона должна предусмотреть специальную программу или отдельные мероприятия в общей программе для супруги гостя и супруг лиц, сопровождающих его.

При разработке программы следует учесть, что, несмотря на рабочий деловой характер визита, во время пребывания делегации принято организовывать неформальные встречи, как хозяевам, так и гостям. Первая такая встреча организуется принимающей стороной.

Для того, чтобы гости могли воспользоваться возможностью организовать ответную встречу для нашей делегации, необходимо запланировать в программе один свободный вечер.

В программе каждого дня полезно оставлять свободное время для 2-го завтрака и личных дел.

Смета составляется по установленным нормам, подписывается руководителем переговоров и главным бухгалтером и утверждается руководством. После завершения визита составляется акт о выполнении сметы.

Число членов группы, участвующей в переговорах, не должно значительно превышать число членов иностранной делегации. Так, если в состав группы со стороны инофирмы входят 3 человека, то с нашей стороны целесообразно включить 3—5 человек (руководитель, его заместитель, консультант-эксперт, переводчик). Конечно, это не исключает возможность привлечения к переговорам для консультаций дополнительно других лиц.

Если в состав делегации инофирмы входит женщина, то весьма желательно включить женщину в состав нашей группы.

Глава нашей группы должен соответствовать по своему служебному уровню главе иностранной делегации. Он должен вести все переговоры от начала до конца и обладать необходимыми полномочиями для принятия окончательных решений. Нужно предполагать, что ваш партнер является высококомпетентным как в коммерческих, так и в технических вопросах. Приезжающие к нам бизнесмены много путешествуют по делам по всему миру, хорошо знают рынок и ситуацию на нем, имеют большой опыт ведения переговоров.

Если планируется ведение переговоров через переводчика, то не забывайте об этой особенности. Уважайте труд переводчика, постарайтесь, чтобы он был вашим помощником и союзником. Для этого стройте свою речь так, чтобы ее можно было легко переводить. Фразы должны быть достаточно короткими, мысль точной и ясной, без недомолвок и двояких толкований.