Андрей Парабеллум - Прорыв! 11 лучших тренингов по личностному росту

Важный момент в тайм-менеджменте – расстановка приоритетов. Условно задачи можно разделить на четыре группы:

Срочные и важные дела.Сюда входят кризисы. Многие заблуждаются, думая, что это категория самых важных дел. Самые важные дела находятся во второй группе.

Важные, но несрочные дела.Это то, что надо делать по работе, саморазвитию. Если писать диплом за последнюю неделю, получим дело из первой категории. А можно сделать все заранее, тогда это будет вторая категория. Старайтесь сосредоточить свою деятельность на второй группе дел.

Срочные и неважные дела.Несущественные мелочи, краткосрочные цели, сиюминутные интересы и проблемы. Зуд срочности порождает иллюзию важности. Но на самом деле эти вопросы, если они вообще важны, могут быть важны для кого-то другого. Это телефонные звонки, визиты случайных посетителей. Это просьбы сотрудников других отделов, которые не попросили вас о чем-то заблаговременно. Это неожиданные требования руководства к 18:00 предоставить управленческий отчет и т. п.

Несрочные и неважные дела.Это то, что отвлекает: посещение сайтов, пустые разговоры. Если хотите быть эффективным, такие дела стоит отбросить.

Расставляя приоритеты следующей недели, сделайте так, чтобы не было кризисных дел. Постарайтесь убрать мелкие ненужные дела, которые отвлекают. В этом поможет контроль.

Выполняя ненужные дела, периодически задавайте вопрос: «Зачем я это делаю?» Если не сможете ответить внятно, не нужно этим заниматься. Самое лучшее, когда, задавая вопрос, вы получаете ответ на несколько страниц, с указанием целей и планов.

Помимо написания плана и расстановки приоритетов надо указать сроки выполнения конкретных дел. Если это план на день, внесите в распорядок дня блоки из долгосрочного плана. Например, отметьте время начала какого-либо дела или время его завершения.

Вписав в план дела на день, вы должны уложиться во временные рамки, которые указали. Вечером отметьте завершенные дела – и сможете соотносить планы с тем, что успеваете сделать.

За счет такого планирования деятельности вы не только повысите свою эффективность, но сможете перейти на новый уровень эффективности и работоспособности. Также постарайтесь в течение дня отмечать, какие дела выполняете. Конечно, не нужно записывать все поминутно.

Даже если будете планировать дела крупными блоками, получите возможность анализировать деятельность. В конце тренинга, используя записи, проследите, насколько далеко вы продвинулись.

Добавлю еще немного к сказанному. План на следующий день должен составляться днем ранее. Ни в коем случае нельзя планировать с утра. Ваш план должен быть готов самое позднее перед сном.

Обычно день разбивается на четыре блока:

• утренний (до обеда);

• послеобеденный;

• вечерний;

• блок перед отходом ко сну.

Вы всегда должны писать план на следующий день перед последним блоком, особенно если вы «сова». Если оставлять составление плана на последние пятнадцать минут, ничего хорошего не получится. Вы плохо соображаете, забываете и важные детали, и мелочи. В итоге план получается неполным.

Важное замечание по планированию. Блоки можно менять местами в течение дня, то есть вы должны быть гибким, но ни в коем случае не стоит убирать блоки из плана.

2. Есть большая разница между тем, что вы делаете в первую неделю тренинга, и тем, что будете делать в последующие недели. Первая неделя – расчистка территории, организация жизни для дальнейшего взлета. Ваша задача на эту неделю – одно важное и срочное дело.

Накопилось много критичных дел, до которых не доходили руки. Задача этой недели – решить определенное количество кризисов.Это не то, чему учат программы по тайм-менеджменту. Они рекомендуют выполнять важные, но несрочные дела, однако мы займемся этим в будущем. На этой неделе убирайте личное пространство, избавляйтесь от вредных привычек. Так будете чистить и дела, которые остались незавершенными.

Следующий вопрос: «Как в блоки вставлять детей?». Для родителей с детьми в распорядке дня есть два плана: план А и план Б. Первый план: «Что я буду делать, если ребенок спит». Второй план: «Что я буду делать, если ребенок не спит». В принципе, запасной план действий полезно иметь всем.

3. Продолжаем зачищать территорию. Заканчивайте то, что не успели сделать сегодня. Параллельно с этим начинаем работать с замещением. Когда что-то убираете из жизни, образуется вакуум, который сильно напрягает.