Андрей Парабеллум - Прорыв в бизнесе! 14 лучших мастер-классов для руководителей

Стратегическое время– то, которое напрямую способствует созданию потока клиентов и денег. Например, мы участвуем в выставке и там набираем контакты потенциальных клиентов. Отлично! Долго общаемся с человеком, получаем крупный заказ. Это стратегическое время.

Но есть время на обеспечение. Здесь всем сотрудникам надо показывать, что вы цените время. И если вы как руководитель бизнеса этого не делаете, время в вашей компании будет тратиться впустую. Что бы вы ни говорили о ценности времени, все должны работать над его оптимальным и эффективным использованием.

Вспомните рабочее совещание, когда уйма сотрудников собираются на три-четыре часа. Все ли участники нужны? А те, кто нужен, все ли должны присутствовать на мероприятии от начала до конца? Или кого-то можно пригласить в начале для решения вопросов, касающихся непосредственно их участка работ, а потом отпустить?

Подумайте, эффективно ли вы тратите время. Сколько часов в неделю у вас уходит на совещания? Если они занимают три-четыре часа, считайте, что вы теряете половину рабочего дня.

Учитывайте, что у нас всего пять рабочих дней в неделю, то есть десять половинок дней, и одна такая половинка – это 10 % рабочего времени.

Вы его тратите впустую. Представьте: 10 % эффективной работы, которая могла бы выполняться, если бы вы правильно построили совещание!

Следующая стратегия – правильные действия. Нередко мы знаем, что и как делать, но не делаем. Например, есть множество разных задач, среди них – важные и мелкие. Вспомните, когда вы приходите на работу, как строится ваш рабочий день?

Беретесь ли вы сразу за важные дела или вас поглощают текущие проблемы офиса?

Начинаются звонки, куча мейлов, сотрудники прибегают с неотложными вопросами, кто-то приносит документы на подпись, кому-то надо выдать денег и прочее. Так проходит ваш день?

Если так, то вы некачественно выполняете свою работу, потому что неэффективны и позволяете себе быть таким. Это надо менять.

Каков правильный подход? С самого утра, как только пришли на работу, проранжируйте список дел, которые есть в вашем плане.

✓ Первая группа дел – те, которые развивают компанию, позволяют увеличивать прибыль и поднимать продажи.

✓ Вторая группа дел – те, которые обеспечивают жизнедеятельность.

В первую половину дня, самую эффективную для работы, решайте дела из первой группы. После обеда вернуться к стратегическим вопросам очень сложно. Наверное, вы замечали – если с утра большое дело не сделал, к вечеру взяться за него труднее.

Почему мы часто отвлекаемся на простые дела? Объяснение заключается в том, что его сделать можно быстро и вроде даже маленький результат есть.

Что-то сделали, какой-то итог получили, совесть чиста: мол, я делом занимался.

Например, мы что-то объяснили сотруднику, поговорили с клиентом. А на самом деле переносим большое и важное дело.

Ваша задача – в первую половину дня включать как можно больше часов на стратегические дела. Это означает, что следует отсечь всю текучку. Можете сказать сотрудникам: «До двенадцати не подходить, меня нет» и заниматься важными делами.

В противном случае вы превратитесь в перегруженного бизнесмена, у которого руки не доходят до действительно важных дел. При этом он говорит: «Я безумно занят, у меня куча дел, надо столько всего сделать!» А компания вперед не двигается.

Задание: составьте список своих дел на завтра. Хорошо, если вы отложите книгу и прямо сейчас сделаете это. Если читаете книгу в выходной, напишите список на понедельник.

Теперь выделите среди них важные задачи – стратегические и текущие, дела на обеспечение. Запланируйте на утро понедельника или завтрашнего дня минимум два-три часа, которые уделите важным стратегическим делам.

Следующая стратегия – постановка задач. Вспомните, когда вы давали сотрудникам какие-либо задания и говорили, например: «Сделай это»? И сотрудник уходил работать.

Через какое-то время, день-два-три, вы подходили к нему и спрашивали, думая, что он уже все сделал: «Ну как, готово?» А он отвечал: «Да нет, пока не сделал. Времени не хватило».

Бывало такое? Наверняка.

Ваши сотрудники будут всегда нерационально использовать время, если вы не начнете устанавливать четкий срок выполнения любого поручения. Причем он должен быть минимальным.