Джон Эйкен - Возможно всё! Дерзни в это поверить… Действуй, чтобы это доказать!

Я думаю, что люди совершают ошибку, начиная организацию своего времени с установления приоритетности тех или иных дел и заканчивая определением того, что из этого списка можно было бы делегировать.

Почему? Позвольте объяснить поподробнее.

Все книги о тайм-менеджменте, включая и мои, акцентируют внимание на определении приоритетов. Несомненно, это важно. Но прежде чем этим заниматься, спросите себя: «Что я могу вычеркнуть сразу? Какое из своих дел я могу делегировать другим, независимо от его приоритетности?» Если же вы будете делать все в обратном порядке, то просто не сможете удалить или делегировать то, что следовало бы, – ведь оно может показаться вам слишком важным для того, чтобы кому-то его поручить.

Не могу не заметить, что очень важной составляющей не только тайм-менеджмента, но и вообще успеха в жизни является умение говорить «нет». Многие из нас взваливают на себя почти невыполнимый груз дел и ответственности. В офисе мы посещаем слишком много совещаний и встреч, дома берем на себя много ненужных задач – мы совершаем кучу дел, которые в конечном итоге не приводят нас ни шаг ближе к заветным целям.

Как же решить, от чего отказаться, а что – перепоручить?

Ваши цели и ценности послужат вам своеобразным фильтром! То, что вы делаете и собираетесь делать, должно соответствовать вашим целям и ценностям.

Знаете, очень часто я вижу, как люди проходят процесс постановки целей, разрабатывают планы, начинают их внедрение – и на последнем этапе позволяют мелким делам и ненужным деталям отвлечь себя от намеченного курса, вымотать и просто свести с ума! И потом эти люди говорят: «Я сделал все, чтобы наладить свою жизнь и достичь невозможного. Но работает ли этот метод вообще? Я чувствую, что поставленные мною цели служат лишь источником стресса, они давят на меня, и я не могу сфокусировать свое внимание на том, чем хочу заниматься».

Возникает вопрос: если ваши цели не имеют ничего общего с тем, «чем вы хотите заниматься», откуда вы их вообще взяли? А если ваши цели – это то, что нужно, значит, выматывают вас не они, а то, что НЕ нужно. И пришло время без колебаний от этого избавиться!

Запомните! Если вы хотите иметь достаточно времени, чтобы сфокусироваться на всем, что важно и значимо для вас, то уделите пристальнейшее внимание делегированию, «вычеркиванию» из списка и активному использованию слова «нет».

После того как вы отказались от того, что не нужно, пришло время рассортировать то, что осталось. Существует множество способов и систем расстановки приоритетов. Лично я использую очень простой процесс, состоящий из трех шагов.

Сначала я разбиваю все дела на:

• самые важные и срочные;

• важные, но не срочные;

• срочные, но не такие важные.

Разницу между срочными и важными делами можно понять так: если кто-то звонит мне или отправляет e-mail, или пытается связаться по Скайпу, это может быть срочно. Но я не отвлекаюсь на них, если в это время занимаюсь более важным делом. Всегда нужно выбирать более важные дела. В наш век технологий и коммуникаций, когда ответ становится возможным за доли секунды, все считается «срочным». Не давайте миру вас отвлекать от важных дел только потому, что кому-то «не терпится».

Итак, я внимательно анализирую свои дела и спрашиваю себя: «Хорошо, что из этого срочно, что важно, а что – и то, и другое?»

Срочность может служить источником дополнительного стресса и сильно раздражать вас, поэтому постарайтесь как можно быстрее избавиться от «важных и срочных» дел. Выполните их не откладывая!

Далее я приступайте к самым важным, и уж потом – к срочным. Интересный факт: «срочные», но не важные дела, часто сами по себе «рассасываются», если не хвататься за них в первые же минуты.

Например, вы пишете важный отчет, а кто-то активно пытается привлечь к себе ваше внимание в «аське», но вы не отвечаете, так как правильно расставили приоритеты. Спустя час, когда отчет закончен, вы спрашиваете «просителя из ICQ»: «Что ты хотел – я освободился?» «Да, так, – отвечает он, – хотел рассказать тебе свежий прикол, пока не забыл». Вывод: прикол никуда не делся, а отчет был сдан в срок и без ошибок «из-за отвлекания».

Хочу обратить ваше внимание на одну важную вещь. Когда вы создаете список важных, а потом и срочных дел, обязательно нумеруйте каждый пункт и расставляйте их в порядке, который важен для вас. Очень часто люди создают свой список и потом говорят: «У меня получилось 27 важных и срочных дел». Но вам же нужно будет фокусировать свое внимание на каждом из них по очереди! Поэтому присвойте каждому порядковый номер.