Инесса Аленсон: Дела в порядке. Правила личной эффективности

Метод ABCDE. Сила этого метода в легкости его применения. Его можно использовать изо дня в день, для планирования задач на день, недели и месяцы.

Итак, все очень просто. Возьмите список дел (правила составления реально работающего списка дел вы найдете в Главе четвертой). Перед тем как начать выполнение первого пункта, следует поставить напротив него букву A, B, C, D или E. Эти буквы обозначают степень важности дела.

«A» – «очень важное дело». Это то задание, которое обязательно надо выполнить: встреча с важным клиентом, годовой отчет по работе или ваше выступление на совещании. Обычно это дело, невыполнение которого приведет к серьезным негативным последствиям; с другой стороны, если вы его выполните на «отлично», то наметятся положительные сдвиги в дальнейшем. В списке может быть несколько пунктов А, постарайтесь среди них выбрать «очень-очень важное дело» и помечайте их соответственно А1, А2 и так далее.

«В» – «желательное дело». Естественно, вы не можете приступить к выполнению дел под буквой «В», пока остаются невыполненные под буквой «А». Это те дела, которые вам надо было бы сделать, но последствия от их выполнения или невыполнения не сильно отразятся на вас: проверка электронной почты, ответы на звонки и письма.

«С» – эти дела не связаны непосредственно с вашей работой, это те дела, которые не будут иметь последствий для вашего карьерного роста: перерыв на обед, уборка рабочего места, звонки личного характера.

«D» – те дела, которые можно перепоручить. Чем больше у вас дел, помеченных этой буквой, тем лучше для вас. Вы сможете бросить все силы на выполнение дел с буковкой «А».

«Е» – обычно эта буква нужна при пересмотре планов, когда появляются в силу новых обстоятельств дела более важные и сложные. В таком случае все дела под этой буквой смело вычеркиваются.

Так работают два самых популярных метода «80/20» и «ABCDE». Есть еще несколько советов, которых мы вам советуем придерживаться в вопросах расстановки приоритетов.

Во-первых , не жалейте времени на то, чтобы разобраться со своими целями и приоритетами. Важно, чтобы поставленные задачи не завели вас в тупик. Всегда тщательно продумывайте, приведут ли запланированные действия и порядок их выполнения в направлении чего-то, что будет иметь для вас ценность.

Во-вторых , не жалейте времени, потраченного на выполнение заданий высокого приоритета.

В-третьих , запомните, что самое главное в расстановке приоритетов – это ваша способность делать выбор. Все зависит только от вас.

Замечали ли вы, что порой, вкладывая максимальные усилия – умственные, физические, эмоциональные, вы все равно не приходите к успешным результатам? Правильная организация своего времени – вот еще один основной принцип на пути к личной эффективности. Если с умом подойти к распределению своего рабочего времени, то производительность увеличится без вреда для эмоционального и физического состояния, и, в свою очередь, появится свободное время, которое можно посвятить и новым проектам, и своим любимым занятиям, и общению с друзьями и родными. Кто-то думает, что это невозможно и лелеет мечту о восьмом дне недели. Да, на первый взгляд это может показаться нереальным, но для начала давайте разберемся, почему вам постоянно не хватает времени. Кратко пройдемся по ошибкам в организации времени, чтобы потом перейти к способам их устранения.

Конечно, первой ошибкой является отсутствие целей , а точнее отсутствие конкретных представлений о том, чем вы хотите заниматься и что вы хотите иметь в вашем обозримом и необозримом будущем. Личные цели очень важны в организации времени: если у вас есть цели, значит, вы знаете, к чему стремитесь и примерно можете рассчитать время и ресурсы, которые вам понадобятся для выполнения тех или иных задач на пути к цели. Когда у человека нет целей, время начинает казаться не столь ценным и оно, как говорится, уходит впустую. Еще одна ошибка целеполагания может привести к нерациональному использованию времени, и о ней было сказано ранее, – неправильно выбранная цель.

Вторая ошибка – это неправильная расстановка приоритетов . Как часто бывает такое, что вы беретесь за все сразу и в итоге ничего не успеваете? У вас есть несколько заданий, вы беретесь за одно и, не успев довести его до конца, беретесь за другое. Итоги будут не утешительны: качество работы окажется низким или, что хуже, к сроку сдачи работы вы просто не успеете закончить начатое. И время опять окажется потраченным впустую.