Николай Додонов: Антитайм-менеджмент

Если у вас есть задачи, цель которых – изменить поведение, подумайте, как можно сделать их результативными, применяя принцип управляемой боли, и переформулируйте.

Еще один случай, когда методика элементарных действий может давать сбой, – творческие задачи. На первый взгляд, тут все просто. Если нужно сделать презентацию, пишем: составить план, создать первый слайд, второй и т. д. Но если плана в голове нет, его нужно придумать. А придумать по заказу невозможно.

Иногда в деле написания статей, презентаций, подготовки к выступлениям даже у опытных пользователей системы намечается эффект дедлайна – они ничего не делают до тех пор, пока откладывать дальше уже невозможно. Хотя действие «подготовиться к презентации» могло оказаться в списке дел заранее, а потом «переезжать на завтра» 2 недели.

Если подойти формально, «подготовиться к презентации» – плохая формулировка. Как именно мы будем готовиться? С чего начнем? Вот вопросы, которые помогают найти верную стратегию. Но они не позволяют приступить к подготовке презентации.

Правильной точкой входа в проблему будет запуск ассоциативных связей на заданную тему.

Если нужно решить творческую задачу (неважно, какую: написать статью, план презентации, сделать дизайн-макет или скреативить нестандартный план), единственный способ, который работает, – использовать действие, вовлекающее в чтение, просмотр или прослушивание информации по теме.

Чтобы «включиться» в творческую работу, нужно вызвать к жизни мысли, которые хоть как-то касаются нужной вам темы. Конечно, можно сидеть за столом и ждать музу, но придет она или нет – большой вопрос. Выйти прогуляться – вариант получше. Однако не факт, что мы не станем думать над более важными вещами, нежели конкретное дело. Способ, который никогда не подводит, связан с возбуждением ассоциаций, которые вовлекают нас в размышления на нужную тему. Звучит мудрено, а на деле очень просто.

Для того чтобы начать работу над творческой задачей, нужно в нее погрузиться. А чтобы это сделать, достаточно:

• перечитать черновики (пересмотреть наброски), которые уже есть;

• почитать, посмотреть, послушать то, что напрямую относится к теме (если предыдущий способ невозможно применить или он не помог).

Результат гарантирован – спустя краткое время мы начнем погружаться в проблему и выдавать идеи, которые послужат основой для статьи, презентации, выступления или книги. Остается малость – записать это в таск-менеджер.

Если у вас есть задачи, связанные с творческой деятельностью, переформулируйте их так, как предложено здесь. Например, задачу «подготовиться к презентации для выступления перед учредителями» можно сформулировать следующим образом: «прочитать отчетные документы, данные из которых нужно доложить учредителям» или «просмотреть презентацию выступления перед учредителями за прошлый год».

Главное, о чем нужно помнить при работе с задачами, – эффективность работы пропорциональна времени, которое на нее выделено. Чем больше (в разумных пределах) внимания мы уделяем осмыслению предстоящих действий и правильному их распределению, тем проще и легче работать и тем лучше результат.

Однако это общая рекомендация. А есть та, которая относится к повседневной работе с таск-менеджером, когда мы уже определили, какие дела будем делать, и перешли в режим реализации. Она звучит так:

Чем меньше задач в поле зрения, тем выше качество выполнения каждой из них.

Чем меньше задач в списке дел, тем больше внимания можно уделить каждой в отдельности и тем выше концентрация на ней. Соответственно мы быстрее в нее погружаемся, мысленная модель оказывается лучше, исполнение – четче. Идеальное число задач в поле зрения – 2–3. Максимальное – не больше 7.

Однако как быть с тем, что в списке дел, как правило, около десятка задач или даже больше? Что делать, если после ежедневного обзора их осталось 12 и ни одну нельзя убрать? Никаких проблем, следите за руками.

То, что задач должно быть немного в поле зрения, не означает, что их должно быть мало вообще или в списке на сегодня. Как правило, почти все таск-менеджеры позволяют по-разному сортировать задачи в списках дел и сворачивать неиспользуемые подгруппы.

Соответственно вы можете выбрать метод сортировки, например «по времени начала», и скрывать все, которые стартуют после полудня. Можете использовать сортировку «по проектам» и работать только над задачами одного из них. Можете подобрать задачи «по контекстам» и начать с тех, которые относятся к контексту «звонки» или оценены как «задачи на 1–5 минут». В общем, вы поняли.