Алексей Бабушкин - Нетворкинг онлайн. Как заводить и укреплять полезные связи в интернете

Имя в начале или в конце

Указать в приветствии имя человека – важно, ведь еще Дейл Карнеги говорил, что «имя человека – самый сладостный и самый важный для него звук на любом языке. Тут только возникает вопрос: ставить до или после? Ведь можно написать «Добрый день, Андрей» и «Андрей, добрый день».

Раньше я сам не придавал этому значению и ставил имя где придется. Но, однажды, наткнулся на исследование психологов о том, что человек при чтении больше внимания уделяет первому написанному слову. То есть, когда мы пишем «Здравствуй, Андрей», то делаем акцент на приветствии, а когда «Андрей, здравствуй» – на имени. В последнем случае, письмо воспринимается читателем более личным, из-за чего повышается вероятность положительного отклика.

Не знаю, насколько справедливо это заключение, но, так как для меня не было особой разницы ставить имя вначале или в конце приветствия, решил прислушаться к мнению ученых. Теперь, на всякий случай, я всегда начинаю свои письма с имени.

О чем писать

После приветствия, стоит напомнить собеседнику, кто вы, где и когда произошло ваше знакомство (если пишите впервые или после очень долгого перерыва). Если ранее не встречались, то напишите почему решили познакомиться, что хотите предложить или о чем попросить. Не лишним будет сообщить немного информации о себе.

Разбивайте текст на абзацы – так его легче читать. При необходимости, для выделения части текста, можно использовать жирный шрифт. Но не переусердствуйте.

Не пишите слишком длинный текст. Все-таки цель письма – не блеснуть писательским талантом, а установить или закрепить контакт и поддержать общение.

Если в письме предлагаете подружиться в социальных сетях, то размещайте активную ссылку на свою страницу, чтобы собеседник сразу мог перейти по ней и найти вас. Предварительно можно отправить заявку в друзья, тогда вашему визави достаточно будет лишь подтвердить ее.

Выбирайте правильные вложения

Если вы решили приложить к письму какие-то файлы, то всегда спрашивайте себя, а сможет ли получатель их открыть. Когда я только приобрел MacBook, то столкнулся с такой проблемой.

Я отправил письмо с вложенным текстовым документом и долго не получал на него ответа. Когда уточнил у адресата, почему он не отвечает, то услышал, что отправленный документ не открылся, и мой знакомый уже который день тщетно пытается найти программу для его прочтения.

Дело в том, что для работы с текстовыми документами у компьютеров Apple есть своя программа Pages, но документ, созданный в ней, не всегда корректно открывается в Word. Это было моей ошибкой, что я не сохранил его в привычном для получателя формате.

Это же может касаться и других файлов (графики, презентации, архивы). Старайтесь использовать наиболее распространенные форматы, а при возникновении сомнений, не забудьте уточнить, смог ли получатель открыть и ознакомиться с содержимым вложения.

Письмо должно иметь тему

Шапка письма предполагает заполнение поля «Тема». Здесь стоит кратко указать суть того, о чем вы пишите. Это поможет получателю понять назначение послания, а также впоследствии быстро находить его в своем почтовом ящике.

Тему обязательно стоит указать. Это как заголовок для книги или статьи. Без него письмо выглядит как обрывок текста.

Сейчас многие почтовые программы настроены так, что предупреждают перед отправкой о необходимости указания темы, так что с этим проблем возникнуть не должно.

Порядок заполнения полей

Несмотря на то, что при написании электронного письма мы заполняем поля привычно сверху вниз (кому, тема, от кого, тело письма, подпись), я рекомендую изменить этот порядок.

Самым последним, что вам необходимо заполнять, должно быть поле «кому». Этим вы избежите кучи недоразумений и неловких моментов.

Сколько было случаев, в том числе на моей практике, когда второпях отправляешь письмо, но забываешь прикрепить нужные файлы. Или когда набрана только половина текста, случайно нажимаешь «отправить». Конечно, в масштабе вселенского мира, трагедии не происходило, но неловкость момента присутствовала. Думаю, мои получатели тоже были не в восторге.

Чтобы избежать конфуза, используйте следующий порядок. Сперва напишите текст письма, поставьте подпись, укажите тему, прикрепите файлы (если это необходимо) и, прежде чем отправить, – прочитайте еще раз готовое письмо. Исправьте опечатки, ошибки, проверьте наличие и полноту вложения, и только после этого заполните поле «кому». Теперь можно смело нажимать кнопку «отправить» и ждать ответа.