Бриджит Кобб - Управляй своей мечтой. Как реализовать любой замысел, проект, план

Итак, за дело. Начнем с упражнения.

1. Откройте план и перечитайте его.

2. Между столбцами «Задачи» и «Первый месяц» вставьте еще один столбец – «Ресурсы».

3. Напротив каждой задачи, требующей привлечения сторонних лиц или доступа к определенному ресурсу, впишите необходимый ресурс. Если решение задачи зависит только от вас, можете вписать собственное имя или оставить ячейку пустой.

4. Если вам необходимо обратиться к специалисту или обучиться каким-либо новым навыкам, включите это в план в качестве самостоятельной задачи.

5. Убедитесь, что включили в план задачи, обеспечивающие вас нужными ресурсами.

6. При необходимости ознакомьтесь с учебными примерами, содержащими решения, на моем сайте.

7. Если вы уже начали выявлять риски, записывайте свои соображения. Мы формализуем их на этапе 11, когда начнем работать с препятствиями на пути к выполнению нашего проекта.

На этом этапе вы должны убедиться, что составили исчерпывающий план. Законченный вариант плана содержит ряд важных элементов.

• Ключевые виды деятельности, разбитые на задачи. План должен отражать ваше четкое представление о результатах выполнения каждой задачи – что вы увидите или получите, выполнив определенное действие (например, написанную книгу, отремонтированную кухню).

• Ход выполнения каждого действия и решения каждой задачи, особенно если вы уже приступили к реализации проекта.

• Подробный список необходимых ресурсов и предварительную оценку объема предстоящих работ, а также меры по уточнению оценки.

• Примерный перечень рисков и неопределенностей (на данном этапе просто имейте этот пункт в виду).

• Предварительную оценку продолжительности выполнения каждого действия и решения каждой задачи (а также, при необходимости, затрат, которые можно свести в отдельную смету).

• Так называемые «зависимости» – взаимосвязанные задачи и действия. При этом необходимо отметить, какие из них являются критически значимыми для соблюдения плановых сроков.

Имея на руках план действий с указанными сроками, вы сможете отслеживать ход выполнения работ и компенсировать любое отставание, едва таковое произойдет. Далее, в разделе под заголовком «Действуйте!», я призову вас регулярно сверяться со своим планом. Насколько быстро вы решаете поставленные задачи? Какие действия находятся в стадии выполнения, какие уже завершены? Чем вы предположительно должны сейчас заниматься? Действуют ли согласно графику люди, которых вы привлекли к работе? Не отстаете ли вы сами от графика? В чем причина нарушения плановых сроков – с вашей стороны или со стороны подрядчиков? Как вы предполагаете ее устранить? Не рискуете ли вы потерять деньги?

Вы должны учиться воплощать свой план в жизнь, регулярно корректировать и совершенствовать его. Только так можно быстро и эффективно решать возникающие вопросы. Кроме того, это дает вам постоянный стимул. Подумайте об этом! Представьте, как приятно поставить напротив очередного пункта в плане галочку – «завершено»! Как замечательно знать с полной определенностью, что должна сделать для вас сторонняя организация, и иметь возможность отслеживать прогресс? И как прекрасно видеть, что все идет по плану, а если что-то вдруг пойдет не так – быть уверенным, что сможете не только выяснить причину сбоя, но и быстро принять меры, чтобы исправить ситуацию!

Если вы пока не имеете опыта планирования и не уверены, достаточно ли времени отвели на ту или иную задачу или вид деятельности, подстрахуйтесь и расширьте временные рамки. Лучше заложить в проект больше времени, чем загнать его в нереальные сроки. Конечно, слишком размахиваться тоже неразумно, поскольку это очень расхолаживает, а если сильно переоценить денежные траты, то может показаться, что дело вам не по карману. Если вам трудно дать предварительную оценку временны`х и финансовых затрат, подумайте, как преодолеть это затруднение. Возможно, проблема в том, что данную задачу будут решать другие? Тогда свяжитесь с ними и попросите дать заключение. Может быть, вам нужно глубже изучить вопрос, чтобы понять, какие шаги от вас потребуются? Просто включите в план дополнительное действие по сбору информации, оцените его с точки зрения сроков и затрат и осуществите. Когда достигнете полной ясности, скорректируйте элементы плана и сроки. Если в настоящий момент вы не хотите заниматься изысканиями или не видите в этом смысла, определите примерный срок и увеличьте его на столько процентов, насколько вы сомневаетесь в точности своих расчетов. Если совершенно не уверены, увеличьте время, скажем, на 30 %, а если почти убеждены, что посчитали верно, добавьте процентов десять. Впоследствии вы сможете уточнить эту цифру.