Ирек Идиятов - Стань эффективнее

Напиши , пожалуйста , какой из этих пяти инструментов ты начнёшь применять в первую очередь : _________________________. Мы с тобой уже очень далеко ушли , и перед нами остался один огромный и очень важный блок , на котором можно проговорить про цели , планы , задачи , делегирование , инструменты контроля , ответственность , мотивацию и дать обратную связь . Этот блок называется собрание . Его нужно проводить правильно . С персоналом обязательно проводи собрания . Перед нами сейчас стоит задача – научиться проводить их качественно с соблюдением всех элементов и этапов , которыми я с тобой поделюсь . Если у тебя есть персонал , то ты сможешь все элементы отработать на практике . В случае если у тебя персонала своего нет , мы поступим так . Представим , что тебе нужно провести собрание , и сейчас нужно к нему подготовиться , в противном случае работа будет не выполнена , а время будет потрачено зря . Я еще не встречал семьи или компанию друзей , внутри которых систематически проводились собрания и обсуждались цели , результаты прошлого периода и стратегия на следующий . Поэтому все примеры будут из бизнеса , а для того чтобы их лучше понимать , в том случае , если у тебя пока своего персонала нет , – представим , что ты теперь руководишь тем отделом , в котором являешься сотрудником . И вот ты руководитель отдела , близится новый отчетный период , и твоя задача – это достижение поставленного плана . Для этого тобой были собраны все ответственные сотрудники , назначено собрание , и у тебя всего четыре дня к нему подготовиться и уложиться в четырехчасовой тайминг . Поэтому не будем тянуть и перейдем к следующей главе .

Глава 10

Как провести собрание

В этой главе мы рассмотрим с тобой те инструменты , которые нужно учесть при подготовке , проведении и завершении собрания . Я уверен , что после изучения всех вопросов твои собрания станут качественнее и перейдут на новый уровень .

Начнем изучение материала с того , что я познакомлю тебя с тремя ключевыми вопросами , на которые нужно ответить до начала собрания . Далее дам тебе рабочий алгоритм проведения самого собрания . И обязательно разберем такие нюансы , как сложные вопросы участников , договоренности , элементы контроля и подготовка к следующему собранию . Для эффективного проведения собрания я выделяю три ключевых вопроса , на которые нужно ответить до начала собрания . Что , как и зачем ? Запиши их себе , можешь сделать отдельный стикер и повесить на монитор компьютера или приклеить на первую станицу ежедневника . Давай разберем каждый из этих простых и в то же время ключевых вопросов . Что ? Это первый ключевой вопрос, который полностью звучит так : « Что должны понять участники после завершения собрания ?» Именно понять , а не знать , собрание – это не общество книголюбов , которые на собрании обсудят какие-либо произведения популярных авторов и выходят после собрания с полным багажом теоретических знаний , а задача собрания – это не знания , а изменения в работе , которые приведут к намеченной цели , результату . На собрании тебе нужно дать информацию сотрудникам и привести их к пониманию , для чего эта информация нужна , что с ней делать и какие сейчас этапы работы или действий после получения этих знаний . Вот простой пример : Шеф-повар ресторана говорит , что температура хранения данного блюда сорок градусов , а время хранения три часа . Это и есть информация , и каждый участник скажет :

– Хорошо , будем делать так . – Но понимания , почему надо делать так , кроме того , что это сказал шеф-повар , нет . Поэтому наш шеф-повар добавляет следующее :

– Данная температура хранения нужна для оптимальной сохранности блюда до подачи на стол , так как если увеличить температуру , то сократится время хранения с каждым градусом на десять минут . Уменьшая температуру , мы увеличиваем время хранения , при этом уменьшая качество блюда , которое в последующем будет просто непригодно для подачи на стол . Этой фразой шеф-повар формирует понимание того , что температура и время хранения – это не просто инструкция , которую надо соблюдать , а ещё и очень важный процесс , от которого зависят качество и репутация ресторана .

Далее наш шеф-повар добавляет :

– Все блюда данного типа , которые хранятся с нарушением условий хранения , будут покупаться самим сотрудником , который не проконтролировал условия хранения блюда , а бригадир данного сотрудника пишет объяснительную и после трех таких объяснительных может обеспечить себе поиск новой работы .