Дэвид Льюис - Управление стрессом [Как найти дополнительные 10 часов в неделю] [litres]

Наконец есть люди, оттягивающие выполнение задания, чтобы испытать «возбуждение крайнего срока», описанное в главе 1. Они утверждают, что лучше всего работают в условиях дефицита времени. Однако эта тактика вредна и расточительна в отношении временных затрат. Она повышает уровни стресса, усугубляет его, что намного усложняет разрешение неизбежного кризиса. Кроме того, она ограничивает ваши возможности использовать время как преимущество в бизнесе и создает ненужную работу для вас и других людей.

• Например, прочитанный и отложенный в сторону документ обычно приходится читать снова, прежде чем вы сможете отреагировать на него.

• Работа, поступающая из вашего отдела с опозданием, может создать значительные сложности для служащих других отделов.

• Документы, отложенные вами в результате оттягивания могут стать предметом чьих-либо поисков.

Каким бы ни был мотив оттягивания, оно служит существенной причиной временных затрат и особенно вредит, если ваша работа – часть работы команды.

Существует четыре случая, когда задержка играет положительную роль.

Если вы не уверены в порядке срочности нескольких работ, используйте для определения очередности их выполнения форму для распределения задач, описанную в главе 12.

Постарайтесь не отвлекаться на срочное выполнение незначительных заданий. Небольшие задания имеют обыкновение бесконечно множиться. Если вы попытаетесь разделаться с ними, прежде чем приступать к неотложной и важной работе, вы никогда ее не начнете. Научитесь говорить «нет» – тактично, но твердо, – когда другие пытаются убедить вас заняться такими делами.

Задание может быть отложено с пользой, если вы чувствуете себя слишком расстроенным, сердитым, встревоженным или угнетенным, чтобы четко думать и действовать. В таких ситуациях всегда давайте себе время успокоиться и собраться с мыслями, прежде чем предпринимать какие-то шаги. Вместо того, чтобы немедленно посылать оскорбительное письмо поставщику, который подвел вас, или отсылать гневный факс допустившему ошибку коллеге, повремените немного перед тем как что-нибудь предпринимать. Лишь восстановив эмоциональное равновесие, вы сможете разумно и объективно определить лучший образ действий.

Если у вас нет всех фактов и цифр, необходимых для принятия решения, или умения, необходимого для выполнения сложного задания, отложите его до тех пор, пока не соберете всю относящуюся к делу информацию или не овладеете нужными навыками. Никогда не позволяйте себе принимать решения или действовать, если вы недостаточно подготовлены.

Например, если вам задают вопрос, ответа на который вы не знаете, то намного лучше признаться в своем неведении, пообещать выяснить то, что нужно, а затем снова связаться с человеком, обратившимся с вопросом. Так в конечном итоге вы сохраните время и сможете избежать досадной ошибки.

Такое может быть, например, если вы чувствуете себя крайне уставшим или выбившимся из ритма времени после трансатлантического перелета. Исследования показывают, что изнуренный мозг склонен к ошибкам, просчетам и неверным суждениям, которые никогда бы не были допущены в состоянии полной собранности. В главе 13 я привожу советы, как бороться с подобным стрессом.

Именно в этом месте некоторые менеджеры терпят неудачу. Они знают, что задание слишком важно, чтобы от него отказаться, его невозможно перепоручить и нельзя отсрочить. К сожалению, вместо того, чтобы приступить к работе, они попадают в ловушку оттягивания.

Чтобы избежать этого и эффективно выполнять задания первоочередной важности, вы должны овладеть десятью навыками, указанными на Колесе успеха в организации времени.

1. Самодисциплина.

2. Определение основных результативных областей.

3. Постановка целей.

4. Контроль за перерывами в работе.

5. Планирование и определение приоритетов.

6. Избегание оттягивания.