Тоня Далтон - Продуктивная лентяйка [Как не делать лишнего и все успевать] [litres]

Но мы хоть раз остановились, чтобы задаться вопросом, нужно ли вообще выполнять эти задачи? Действительно ли они так важны? Или мы просто бездумно несемся по своему списку дел, от одного пункта к другому, превращая себя в загнанную лошадь? А вечером, едва дойдя до кровати, все равно корим себя, что недостаточно много сделали или недостаточно хорошо поработали. Недостаточно.

Мы так озабочены тем, чтобы быть эффективными, что нам некогда перевести дыхание и задать себе самый важный вопрос: «Почему?» Почему в нашем списке эти задачи? Почему нам нужно их выполнить? Почему мы так гробим себя ради них?

Быть эффективными – это не то же самое, что быть производительными и пытаться сделать как можно больше работы в единицу времени. Это значит прежде всего задаваться вопросом, стоит ли вообще делать эту работу. Хочу вам напомнить, что эффективность – это не количество выполненных дел, а их важность.

Производительными могут быть посудомоечные машины или холодильники. Они предназначены для выполнения максимального объема работ с минимальными затратами ресурсов и усилий, но на то они и машины.

К сожалению, когда люди сосредоточиваются на производительности труда, они думают только о времени. Производительность – это количественный показатель, а эффективность – качественный. А это вовсе не одно и то же.

Приведу простой пример. В 10 утра вы просите свою помощницу подготовить и выслать заказчикам проект к 16:00. Производительная помощница бросается выполнять поручение, работает без обеда, а к 16:00, как вы и просили, отправляет проект. Он сделан наспех, без должного оформления и проверки на наличие ошибок, однако в срок.

Эффективная помощница начинает с того, что составляет план. Она разбивает задачу на этапы и тщательно продумывает каждый из них, чтобы выполнить свою работу максимально хорошо. Понимая, что к 16:00 это нереально, она связывается с вами, чтобы откорректировать сроки. Вместе вы решаете, что лучше отправить проект в 16:30, но грамотно оформить и исправить ошибки. В данном случае вы получаете не просто результат, а качественный результат, который вас устраивает.

Помните: производительность – это выполнение большого объема работ, а эффективность – это выполнение важных работ. Качество всегда выигрывает и всегда должно быть на первом месте. Конечно, нам хотелось бы тратить меньше времени и сил, иногда мы используем приемы, которые считаем эффективными, но они на самом деле работают против нас. Я называю их мифами эффективности.

Мы все гордимся своими способностями выполнять несколько дел одновременно, не так ли? Мы обязательно упоминаем об этом на собеседовании как о своем достоинстве, потому что многозадачность – это «орден почета», свидетельствующий о нашей исключительной продуктивности.

Когда-то и я так считала, пока однажды не нашла время задуматься и понять, почему многозадачность мешает мне быть эффективной.

Часто то, что мы называем многозадачностью, на самом деле является переключением с одной задачи на другую, то есть их поочередным выполнением в быстрой последовательности. Проблема в том, что наш мозг не создан для такой работы; каждое полушарие может концентрироваться только на одной задаче, подобно тому как лампочка может только включаться или выключаться.

Система управления мозгом, расположенная в лобной части над глазами, как дирижер оркестра «включает» и «выключает» полушария. К примеру, если вы смотрите телевизор, а в соседней комнате кто-то разговаривает, «дирижер» может направить внимание мозга на экран и «приглушить» разговор.

Такое быстрое переключение с одной задачи на другую заставляет мозг работать интенсивнее, чем это необходимо, что отрицательно сказывается на наших когнитивных способностях и работоспособности. По данным научных исследований, при одновременном выполнении нескольких дел наша эффективность снижается на 40 процентов. Да, снижается. Другими словами, «благодаря» многозадачности мы теряем около шестнадцати часов в неделю.

И страдает не только время. Исследователи Лондонского университета выяснили, что у людей, решавших сразу несколько задач, IQ падал до такого уровня, как будто они целую ночь не спали или курили марихуану. Так что, пытаясь угнаться за несколькими зайцами, мы не работаем эффективнее; мы работаем… ну, вы поняли, как.