Коно Эйтаро - Как 1% усилий помогает сделать 99% работы

И наоборот, чтобы не доставлять неприятности всей команде, я могу больше стараться на совещаниях, назначенных на другое время, и использовать время, которое мог бы тратить на сомнения и сожаления, на эффективное и качественное выполнение работы.

Таким образом, в моем случае, какие бы ни появились наложения в расписании, так как приоритеты расставлены заранее, я не буду сомневаться. Если пытаться успеть выполнить все за ограниченное время, будет невозможно закончить дела должным образом, упадет качество работы. Расставьте приоритеты заранее, чтобы не терять время на раздумья, когда надо будет принять решение о том, что выполнить в первую очередь.

По окончании крупного совещания нужно подготовить протокол или выполнить какие-то задачи, возникшие в ходе совещания. Но человеческая природа такова, что сотрудник, скорее, решит передохнуть и отложит эту работу, уже мечтая о том, как будет вечером попивать пиво дома. Таким же образом на просьбу или вопрос по электронной почте или по телефону мы часто думаем: «Сделаю позже». Но это очень опасный капкан.

Например, если говорить об уже упомянутом совещании: если сразу же отправить протокол совещания с припиской: «Совещание совсем недавно закончилось, но, пожалуйста, проверьте», на проверку потребуется всего несколько минут. То же касается и новых задач, появившихся во время совещания. Если уточнить их содержание сразу же, то, если окажется, что вы поняли задачу неправильно, вам тут же пояснят, что именно от вас требуется, то есть вы сможете скорректировать свои действия, еще даже не приступив к выполнению задачи, а возможно, вам ответят, что эта задача все-таки лишняя, и вам не нужно тратить на нее время.

Если отложить эти уточнения до следующего дня, обстоятельства могут резко поменяться. От вас могут потребовать лучшего оформления протокола и материалов, возможно, придется назначить дополнительную встречу, чтобы заново пояснить содержание материалов. То, что заняло бы 1–2 минуты, если бы было выполнено сразу, теперь потребует в несколько десятков раз больше времени… И это еще что! Если окажется, что задачу можно было вообще не выполнять – вот где будет настоящая ирония. У принципа не откладывать дела на потом, наряду с быстрым и эффективным использованием собственного времени, есть еще одно преимущество. Как-то мне рассказали такую историю. «Я только отправила e-mail с вопросом и не успела даже поднять руку от мыши, как зазвонил телефон». Быстрая работа впечатляет людей и создает вам положительный образ.

Считается, что каждое действие Юлия Цезаря, заложившего основу Римской империи, всегда имело не менее двух целей. То есть он поражал семерых одним ударом или, погнавшись за двумя зайцами, догонял обоих. Период деятельности Цезаря составляет около 20 лет, и этот исторический анекдот существует, так как за такой непродолжительный срок он сумел достичь очень многого.

В бизнесе время ограничено, а работать приходится в условиях конкуренции, поэтому что, как не скорость, может стать оружием? Если время и усилия, которые вы тратите на достижение одной цели, возможно одновременно посвятить достижению еще и другой цели, можно сделать работу быстрее и в большем объеме.

Нам не нужно как Цезарю разрабатывать стратегию и политику целого государства, но мы можем скопировать его методы.

Например, рассмотрим следующие случаи:

• Когда идете к коллеге на другой этаж, можно обсудить рабочий вопрос с другим коллегой, сидящим рядом.

• Выполнить хорэнсо во время пересадки, ожидания поезда или по дороге.

• Использовать время на проезд до работы на тренировку понимания английского на слух, подготовку к получению какого-то сертификата или по-другому улучшать собственные навыки.

При этом важно выполнять действия сознательно. Нужно не рассматривать ситуацию post factum, а всегда осознанно думать, нельзя ли одновременно сделать что-то еще, чтобы повысить собственную эффективность. Если привьете себе такую привычку, то не только улучшите свои результаты, но и в дополнение создадите себе свободное время.

Если сравнивать, каких людей больше – работающих рано утром или поздно ночью, то, кажется, работающих ночью будет значительно больше. Но если рассматривать управленческие позиции, то тут доля работающих утром значительно увеличивается. Так происходит потому, что многим кажется, что работать рано утром гораздо эффективнее. Рано утром никто не будет звонить, поэтому можно полностью сосредоточиться на текущем деле. То же и с электронными письмами: мало кто будет отправлять их утром, поэтому можно за один раз разобрать всю почту, не отвлекаясь на новую.