Джоселин Глей - E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике

Если вы согласны, я впишу эти условия в краткий контракт и вышлю вам, чтобы вы заверили его электронной подписью. И тогда мы можем начинать.

Пусть клиент подпишет контракт. Договорившись об условиях, оформите их в письменном виде и предложите клиенту подписать контракт. Тогда при возникновении проблем у вас будет юридическая защита. Но еще важнее то, что вы продемонстрируете профессиональный подход к управлению своими проектами и к вопросам оплаты. Составляя договор с клиентом, вы должны помнить, что в наше время никто не будет отправлять вам факсом подписанный документ. Используйте такие сервисы, как Shake (shakelaw.com), которые предлагают шаблоны договоров, помогают изменить их согласно вашим потребностям, а также отправить для получения электронной подписи.

Не медлите с выставлением счета клиенту. К моему глубокому огорчению, многие фрилансеры, с которыми я работала в последнее время, забывали вовремя выставлять счета. Чем больше времени проходит от завершения проекта до выставления счета, тем чаще клиент забывает, что он вам что-то «должен». Более того, люди предпочитают платить, когда у них выделены на это деньги, а не спустя несколько месяцев. Все это значит, что вы должны использовать естественную инерцию проекта и выставлять счет сразу же после завершения работы. (А если вы условились об авансе, не начинайте проект, пока не получите оговоренную сумму.)

Пример письма после завершения работы, с выставлением счета.

Привет, Тим. Я рад, что к окончательному варианту замечаний нет! Я получил огромное удовольствие, работая над этим проектом вместе с вашей командой. Прилагаю счет на 50 % суммы, которая должна быть выплачена по завершении работы. В счете я указал свой адрес электронной почты, чтобы вы могли отправить деньги через PayPal, как мы договаривались.

Буду рад, если наше сотрудничество продолжится.

Суть в том, что если вы продемонстрируете серьезное отношение к деньгам, то и клиент с большей вероятностью будет серьезно относиться к вопросу оплаты. Если же у него возникнет ощущение, что вы не способны организовать свои дела и оплата вас не очень волнует, то стоит ли винить клиента, что ему тоже все равно?

Начнем с того, что не всякую критику следует доверять электронной почте. Если речь идет о личных качествах или об ошибках в работе, то такие деликатные вопросы лучше обсудить лично. (Например, сообщение практиканту, что он не слишком хорошо проявил себя на встрече с клиентом, вопрос к коллеге, почему он не уложился в отведенные сроки, или просьба к начальнику не перебивать вас, когда вы разговариваете с клиентом.) Если же вы обсуждаете чью-то работу, то можно воспользоваться и электронной почтой – но только осторожно.

Первое условие любой критики – доброжелательность. Кому приятно обнаружить в своем почтовом ящике заряд откровенного негатива? Постарайтесь начать свое письмо с похвалы какого-либо аспекта обсуждаемой работы. Затем следует изложить адресату ясные и конструктивные замечания, которые позволят двигаться дальше. Нельзя просто сказать: «Это паршиво». Вы должны указать, что́ именно вас не устраивает и как это исправить. Предлагая изменения, обязательно формулируйте их в виде вопросов – «не могли бы вы?» – чтобы не вторгаться в сферу ответственности получателя и чтобы у него не создавалось впечатления, будто вы им командуете.

Допустим, вы работаете с иллюстратором над ежегодным обзором художественных работ. Она только что прислала вам первые наброски, и стилистически они не совсем соответствуют вашим представлениям.

Привет, Тара. Спасибо, что так быстро прислали первые наброски. Это очень полезно – как можно раньше получить представление о ваших идеях.

Отличная работа, но мне кажется, что в эстетическом плане наброски более утонченные и витиеватые, чем нам нужно. Не могли бы вы представить еще один вариант, с более четким и минималистическим подходом?

В приложении к письму есть несколько примеров работ других иллюстраторов, чтобы вы лучше представляли себе, что я имею в виду под минимализмом, о котором вам пишу.

Еще один совет: как можно чаще использовать в критических замечаниях слово «пока». Обратите внимание на разницу между такими фразами: «Это не то, что я хотел» и «Это пока не то, что я хотел». Добавив одно короткое слово, вы указываете адресату путь к совершенствованию и достижениям, а не просто отвергаете его работу.