Джоселин Глей - E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике

Объявите о своих ожиданиях публично.Установив график проверки электронной почты, сообщите о нем. Чрезвычайно полезно открыто обсудить основные правила коммуникации с начальниками, коллегами и клиентами до того , как возникнут проблемы. Спросите начальника, как быстро вы должны отвечать на его электронные письма (например, в течение 15 минут? часа? суток? после работы?). Возможно, его ответ вас удивит или разочарует – но по крайней мере вы получите информацию. Расскажите о своем рабочем графике коллегам, чтобы они понимали, как им удобнее связываться с вами, а вам с ними (например, отправляйте мне письма по несрочным вопросам и подходите ко мне, если дело срочное ). Сообщите клиентам, как быстро они могут рассчитывать на ответ (например, в тот же день – для писем, пришедших до 15.00, если их проект активен ), прежде чем они самостоятельно придут к какому-либо выводу. Если вы не хотите, чтобы вас непрерывно бомбардировали письмами, необходимо самому формировать ожидания других и твердо придерживаться установленных правил.

Действия:

Запишите в календаре план работы на ближайшие две недели. Включите в него временные интервалы для проверки почты, выполнения значимой работы и других дел (например, совещаний и звонков клиентам), которые составляют важную часть вашего рабочего дня.

Убедитесь, что вы не планируете дела вплотную друг за другом. Необходимо сознательно предусмотреть периоды «неполной загрузки» для отдыха и восстановления, для преодоления неожиданных сложностей или для реакции на неизбежно возникающие срочные ситуации, без нарушения рабочего графика. Не забывайте о том, что сила воли с каждым часом слабеет. Лучше всего отвести время в первой половине дня на более трудные и насущные задачи, а вторую половину оставить для более простых и легких дел. Постарайтесь придерживаться установленного распорядка в течение двух полных недель и проверьте, и вы увидите, насколько повысилась ваша производительность.

Торопиться некуда. Вы должны усвоить эту мантру, чтобы управлять своей электронной почтой. Беда в том, что каждый отправитель адресованного вам сообщения убежден в его срочности. Расстановка приоритетов как раз и поможет поддержать баланс между рабочими обязанностями и переполненным ящиком входящих сообщений.

Когда вы принимаете решение, кому и когда следует ответить, помните о том, что эти нетерпеливые толпы отправителей электронных писем, которые считают свои сообщения срочными, не имеют представления о вашей рабочей нагрузке. Они не знают, что вам нужно ответить еще на 224 электронных письма, что надвигается срок сдачи крупного проекта, что начальник стоит у вас над душой, требуя оценки своего предложения, и что вы, потратив много сил, уже выполнили запланированные на сегодня дела.

Поэтому вы должны расставить приоритеты сообщениям согласно своему пониманию обязанностей , а не пожеланиям отправителей . В противном случае большую часть вы дня потратите на выполнение запросов других людей и не найдете времени заняться тем, что сами считаете важным.

В то же время следует учитывать точку зрения отправителя и отвечать вежливо и уважительно. Не в последнюю очередь потому, что это сделает работу с электронной почтой более приятной для всех.

Вот краткий перечень вредных привычек, которых следует избегать, а также несложных приемов, о которых следует помнить, работая с электронной почтой в выделенное для этого время.

Не позволяйте настройкам программ «по умолчанию» определять ваш рабочий процесс.Самый верный способ столкнуться с трудностями при работе с электронной почтой – оставить исходные настройки ящика входящих сообщений. Любое программное приложение, от Outlook до Gmail, имеет предустановленные настройки, которые не дают вам сосредоточиться на работе. Мы часто принимаем эти настройки как данность и не умеем их менять. Однако даже самые незначительные изменения могут привести к резкому росту производительности. Рассмотрим весьма распространенный сценарий: вы используете программу Outlook, которая управляет и рабочей почтой, и календарем. Вы не хотите держать почтовый ящик постоянно открытым, но если вы закроете Outlook, то отключатся напоминания о встречах. Чтобы календарь был все время активен, приходится мириться с ежедневным потоком уведомлений о письмах, который отвлекает и раздражает. Проблему легко решить, если отказаться использовать Outlook для календаря. Загрузите отдельную программу и настройте ее для работы с электронной почтой. Тогда вы сможете держать программу календаря открытой и своевременно получать напоминания о встречах, но уведомления электронной почты не будут вас постоянно беспокоить.