Джоселин Глей - E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике

Случайные люди.На самом нижнем уровне иерархии располагаются случайные контакты. Это все люди, хорошие и плохие, письма которых очутились у вас в ящике «Входящие» без приглашения. Обычно авторы писем просят вас о том, что выходит за рамки текущей работы. Возможно, вас приглашают выступить с лекцией, или кто-то из коллег, работающих над другим проектом, просит вашей помощи, или же молодой человек, высоко ценящий ваши достижения, обращается к вам за советом. Вы почти (или совсем) не можете управлять количеством случайных контактов в ящике входящих сообщений. Зато вы в состоянии управлять выбором, кому отвечать (и отвечать ли вообще). Люди в этой группе не имеют приоритета, пока вы его не присвоите. Ответить на важное, но непредвиденное предложение можно и на следующий день, а на неожиданную просьбу – спустя две недели, если у вас найдется время. Не позволяйте случайным сообщениям снижать производительность вашей работы. Жизнь слишком коротка, чтобы незнакомые люди решали, как вам распорядиться своим днем.

Действия:

Вспомните, кто регулярно отправляет вам электронные письма, и распределите их на три основные группы: ВИПы, ключевые сотрудники, люди с потенциалом и приятные люди. (Случайные контакты пока пропустите.)

Главная трудность – сделать каждый список как можно короче; для этого придется решить, кто для вас действительно важен. Когда вы очень заняты на работе, такая иерархия поможет быстро расставить приоритеты: какие письма действительно являются срочными и/или важными, а какие только отвлекут вас от дел.

Вы сами определяете, сколько времени отнимает у вас электронная почта каждый день. Сколько часов и минут вы потратите на нее – вопрос самоконтроля. Вот почему так важно разработать ежедневную процедуру проверки электронной почты, а также понять, какие препятствия могут сбить вас с избранного пути.

После внедрения системы, которая соответствует вашему естественному творческому ритму и формирует ожидания у тех, с кем вы работаете, становится значительно легче сосредоточиться на действительно важных задачах и выполнять их. Вот что вам следует сделать:

Начните день со значимой работы.Несмотря на то, что каждый второй просматривает электронную почту до завтрака, начинать день с проверки электронной почты обычно непродуктивно. (На самом деле даже контрпродуктивно: вы начинаете день с того, что позволяете требованиям других людей определять ваши приоритеты.) Вместо этого постарайтесь посвятить первые час-полтора рабочего дня задаче, которая помогает двигаться к достижению значимых целей. Таким образом, вы выполняете важную и трудную работу, когда ваши интеллектуальные способности находятся на пике, а не в середине дня, когда вы устали и соображаете хуже. Кроме того, это означает, что когда вы обращаетесь к электронной почте, то независимо от ее содержания – какие «пожары» следует потушить, на какие неприятные вопросы придется ответить, – часть важной работы, запланированной на сегодня, уже сделана.

Примечание. Если вам приходится выполнять значимую работу после обеда, поскольку утро занято неотложными делами, постарайтесь выполнить «ритуал перезагрузки», прежде чем приступать к делу. Подойдут такие средства, как 10 минут медитации, прогулка быстрым шагом по соседним улицам или краткий сон.

Не проверяйте электронную почту чаще 2–3 раз в день.После прочтения сотен интервью и статей о необыкновенно эффективных работниках (и, разумеется, много экспериментируя сама), я могу сказать, что люди, успешно справляющиеся со своей работой, проверяют электронную почту не чаще 2–3 раз в день. Обычно это означает от часа до двух проверки электронной почты поздним утром и приблизительно столько же времени после обеда. Некоторые предпочитают добавлять третью, и последнюю, проверку почты в конце рабочего дня, чтобы «подчистить хвосты».

Определите время работы с электронной почтой и внесите его в график.Делая отметку в рабочем графике, вы открыто заявляете, что собираетесь потратить время и силы на электронную почту. Поскольку вы уже обозначили время для просмотра входящих сообщений электронной почты, вам теперь легче сосредоточить все свое внимание на других задачах; почту вы обязательно прочтете, но позже. И что еще важнее, это требует воздерживаться от проверки почты в другое время.