Джулия Моргенстерн - Тайн менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью

Если вы пойдете с Джексоном в магазин сегодня в шесть часов вечера, вы пропустите свои занятия на курсах повышения квалификации; если вы перенесете ваш поход в магазин на завтра, после восьми часов вечера, вам придется пожертвовать личным временем. Может быть, вы смогли бы поменять местами личное и семейное время или перенести время учебы на утро субботы, чтобы наверстать пройденный материал. Если это возможно, вы можете пойти с Джейсоном за покупками тогда, когда ему удобно, не жертвуя при этом важными для себя делами.

Если точная замена невозможна, попробуйте немного перекроить свое расписание. Скажем, вы не можете занимать время в субботу утром потому, что уже купили билеты на детский спектакль, на который пойдете всей семьей в отведенное для таких событий семейное время. Может быть, на этой неделе вы сможете заменить личное время на время учебы и компенсировать эту замену, зарезервировав в плане на следующую неделю дополнительное личное время.

Работа с планом распределения времени обеспечивает вам достаточно гибкости. Самое главное — отдавайте себе отчет, делая замены, и всегда старайтесь восстановить баланс между различными видами деятельности, который вы установили для себя ранее.

Хотя ваш план распределения времени может быть достаточно гибким, я убедительно прошу вас рассматривать время, которое вы зарезервировали для выполнения определенных задач, как время для деловых встреч с важными клиентами. Это означает, что вы не должны срываться с места и отменять намеченные дела, когда к вам обращается кто-то другой. Скажите таким людям: «Извините, у меня запланирована встреча», — им вовсе не обязательно знать, что это ваша встреча с самим собой, чтобы порадовать себя, посвятив два часа занятиям любимым делом. Подобным же образом, вы должны ясно дать понять на службе, что заняты выполнением запланированной работы и поэтому не можете отвлекаться. Если хотите, вы можете сказать сотрудникам или коллегам, что с двух до трех часов дня вы работаете с накопившимися бумагами и документами, но иногда чем меньше вы говорите, тем лучше — вы не обязаны защищать свой способ организации рабочего времени.

К этому моменту вы уже вложили много сил в определение того, что вы хотите сделать и когда. Очень важно придерживаться своего плана. Это означает приступать к задачам и заканчивать их выполнение тогда, когда вы это запланировали. Как это сделать? Научившись «уплотнять» свои задачи и свое время, то есть предотвращать перетекание одной задачи в зону времени, отведенную для других дел. Из следующей главы вы узнаете о том, как придерживаться расписания, преодолевая отсрочки и медлительность, как избавиться от хронической привычки везде опаздывать, как справляться с помехами и препятствиями, которые становятся главными врагами вашего ритма жизни.

Теперь, когда вы выделили место в своем расписании для выполнения каждой из своих задач, вам нужно овладеть искусством уплотнения времени, то есть научиться справляться с запланированными задачами в пределах отведенного для их выполнения времени. Никакой медлительности, никаких отсрочек — не позволяйте работе длиться вечно. Научившись уплотнять время, вы обнаружите, что бодро и жизнерадостно расправляетесь со своими делами, и каждый день испытываете удивительное чувство глубокого удовлетворения проделанной работой.

Уплотнение времени — важный навык, которым владеют все те, кто успешно управляет своим временем. Эти люди быстро принимают решения. Они не медлят. Они редко опаздывают. Они делают именно то, что запланировали сделать, и именно тогда, когда запланировали, нисколько не сомневаясь, безо всяких колебаний. Поскольку они заканчивают свои дела в запланированные сроки, они идут по жизни полные энергии, оптимизма и удовлетворенные собой.

Так как же вы можете уплотнять время? Тремя способами:

1. Минимизируя перерывы, помехи и их влияние.