Джулия Моргенстерн - Тайн менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью

Если вы постоянно живете в «реактивном» режиме, вы не просто чувствуете, что ваша жизнь неуправляема и неорганизованна, вы теряете массу времени и значительно снижаете ее продуктивность. Делая дела в свое время, когда вы готовы к этому, вы почти всегда экономите время и силы, потому что соответствующим образом подготовились к этому и можете сразу приступить к тому, что для вас важно.

Когда вы отводите задаче свое место, вы решаете, когда делать те или иные дела, и таким образом именно вы — а не кто-то другой, — управляете своей жизнью. Вы вполне можете отложить свою реакцию на определенные задачи до тех пор, пока не будете готовы к их выполнению. Вам не придется заставлять людей (включая и себя самого) ждать, когда вы приступите к выполнению задачи, потому что вы точно знаете, когда каждая задача может быть выполнена, и уверены в том, что она будет выполнена «без сучка, без задоринки» и точно в срок.

Если вы коллекционировали музыкальные аудиозаписи и организовывали «музыкальный уголок» в своей комнате, вы, возможно, отвели в нем место для полок или стоек под компакт-диски: одну для записей джазовой музыки, другую — для классики, третью — для регги. Вы не расставляли компакт-диски беспорядочно. Таким же образом вы должны отвести определенные места на своем плане распределения времени для всех ваших дел. «Назначение времени» означает, что для каждой конкретной задачи вы отводите область времени внутри соответствующей зоны деятельности — другими словами, выбираете день и час, когда будете заниматься ею. Вспомните модель «детского сада»: каждая зона деятельности (и соответствующая ей область времени) включает в себя задачи, имеющие отношение к этому виду деятельности.

Например, Зоя, будучи писателем, установила для себя ежедневное время для работы над своими текстами с семи до одиннадцати часов утра. На этапах сортировки задач и «зачистки» расписания она решила, какие именно рассказы и статьи она будет писать. На этапе «назначения времени» она определила, в какой день недели она будет работать над каждым из этих произведений. В понедельник и вторник с семи до девяти утра она пишет статьи для Broadway Review. С девяти до одиннадцати в те же дни недели она работает над статьями для Чарли Паркера. В пятницу с семи до одиннадцати она начинает работать над романом.

Зоя не просто назначает время для каждого из этих литературных проектов, она записывает его в своем органайзере, и поэтому, садясь за работу, она уже точно знает, над чем она будет сегодня работать. Если ей в голову приходит идея для новой статьи, она сразу может сказать, что на этой неделе для этого в ее расписании нет места. Чтобы найти место для этой новой литературной задачи, она должна отказаться от написания какой-нибудь другой статьи или отложить эту идею на следующую неделю. Таким образом, ее внимание не отвлекают новые возможности. Ей ясно, что она будет писать и когда.

Для каждой задачи, которую решили выполнять, вы должны зарезервировать время в своем планировщике. Если это короткий телефонный звонок, достаточно просто отметить его в списке задач на соответствующий день. Однако, если задача требует пятнадцати минут или более длительного времени для выполнения, выберите конкретный период времени , когда вы будете заниматься ее выполнением. Другими словами, я прошу вас планировать свои дела так, будто вы планируете деловые встречи — встречи с самим собой.

Держитесь в рамках отведенного времени.

Некоторые люди чувствуют себя скованно, когда пытаются планировать свои дела вплоть до мельчайших подробностей; другие же чувствуют себя более уверенно и не выбиваются из графика, если заранее знают, что они будут делать, с точностью до тридцати минут и планируют свои действия в каждом из тридцатиминутных блоков времени. Ваши зоны деятельности могут быть подобраны и установлены индивидуально, как и ваш шкаф для одежды. Некоторым людям удобно отдельно складывать каждую пару носков, отделяя их друг от друга специальными перегородками; других вполне устраивает то, что они просто знают, что все их носки лежат в одном месте. Помните, ваш план распределения времени составлен с учетом вашего стиля и ваших особенностей и предпочтений.

Если результаты тестов по определению ваших естественных ритмов и предпочтений в главе 3 показали, что вам удобно работать в хорошо структурированной и упорядоченной среде, вам, по всей видимости, понравится выделять специальное время для каждого телефонного звонка, для каждого ответа на письмо — для любого проекта или дела.