Виктор Шейнов - Как управлять другими, как управлять собой.

Итак, первое, с чего следует начать, — это сильное желание изменить существующее положение со своим временем. Без такого желания ничего не получится — из-за нашего консерватизма, нежелания менять устоявшиеся, привычные методы работы.

Что дадут рекомендации

161

Эти рекомендации помогают получить выигрыш во времени в среднем 25—30%. Мы знаем людей, которые стали успевать за день (и не только на работе) сделать в 2 раза больше дел. Но это, конечно, исключение, хотя и приятное. Цифра

6 Зак. 352же 30% выигрыша времени является совершенно реальной (и наиболее вероятной) для всякого человека. Разумеется, при условии систематического применения рекомендуемых правил и приемов. Так показывают результаты опросов тех, кто принял эти рекомендации.

Данные рекомендации могут быть полезными руководителю, специалисту и вообще любому человеку, обеспокоенному нехваткой времени — как на работе, так и после нее.

И хотя они написаны применительно к труду управленца, большинство приведенных правил полезно всякому человеку — от министра до хозяйки дома.

их важности.Р

Это — первое и существенное звено в рациональной организации времени.

Один из парадоксов времени состоит в том, что, когда мы тратим время на планирование времени, его становится больше.

В памятке-правилах "Как надо работать", разработанных А.К. Гастевым [см. 14], первые два абзаца звучат так: "Прежде чем браться за работу, надо всю ее продумать, продумать так, чтобы в голове окончательно сложилась модель готовой работы и весь порядок трудовых приемов. Если до конца продумать нельзя, то продумать главные вехи, а первые части работы продумать досконально. Большинство работ не удается потому, что они с самого начала не были хорошо продуманы". Сделанные нами специально подчеркивания много раз повторяющегося слова "продумать" имеют целью обратить внимание на это слово, как наиболее точно отражающее основную мысль.

Планирование работы на день рекомендуется проводить следующим образом [см. 15].

В специальном блокноте дела на день записываются в порядке приоритетов:

-» 1. Важнейшие дела (в порядке их важности).

-» 2. Срочные дела (в порядке срочности).

-* 3. Текущие, несрочные дела (в порядке важности).

-» 4. "Пока не спросят".

Небольшие усилия помогут превратить этот блокнот в источник ценной информации для анализа затрат времени:

Сделав дело, зачеркивая запись, поставьте (хотя бы ориентировочно) потраченное на него время.

Если дело сделано полностью, зачеркните, например, прямой сплошной чертой, если не полностью — волнистой; если это дело на поверку оказалось не Вашим — пунктирной линией. Впрочем, каждый для себя сам может выработать подобные знаки, несущие дополнительную информацию.

Просматривание записей может открыть Вам глаза на особенности Вашего делового стиля и использования времени.

План лучше составлять с утра. Если Вы составили его накануне, то утром проверьте себя ("утро вечера мудренее"): за ночь треволнения предшествующего дня улягутся, мелочи отфильтруются, и понимание степени важности различных вопросов станет более объективным.

Правило 2. Беритесь прежде всего I за важнейшие и за срочные дела. Г

Обычно 80% времени отнимают дела маловажные, приносящие в копилку результативности дня не более 20%. И наоборот, из 10 дел всегда найдется 2—3, сделав которые, Вы уже будете довольны всем днем.

Если решать только вопросы, которые "хватают за горло", то столкнешься с лавинообразным их нарастанием. Если же вопросы решаются "в зародыше", то тратится меньше времени.

Как прозорливо заметил еще вождь мирового пролетариата: "Кто берется за частные вопросы без предварительного решения общих, принципиальных, тот неминуемо будет на каждом шагу натыкаться на эти нерешенные вопросы". Правда, необходимо проявить немалую волю и выдержку, чтобы не быть затянутым пресловутой "текучкой" мелких вопросов, большинство из которых уже к концу дня не можем и припомнить.

Применительно же к плану дня это выглядит так: не давайте обстоятельствам "сталкивать" себя с намеченного пути. Переходите к менее важным и к менее срочным делам, только убедившись, что по делам более приоритетным сделано все возможное.