Виктор Шейнов - Как управлять другими, как управлять собой.

13. Вид слушания, характеризующийся умением внимательно молчать, не вмешиваясь в речь собеседника.

Плохой собеседник часто ... партнера.

Хороший собеседник должен быть прежде всего хорошим ...

Первой задачей беседы является ... к себе собеседника.

19. Качество человека, позволяющее ему не опаздывать.

Действие во время деловой беседы, показывающее собеседнику, что Вы цените получаемую от него информацию, — это ведение ...

Комплиментарная часть должна быть как можно более ...

Большое преувеличение какого-то из достоинств человека.

Необходимое условие эффективного комплимента — чтобы обыгрывалась его ... основа.

Создание комплимента начинается с того, что к собеседнику проявляется ...

Проблема недостающего времени заботит

всех.

Как часто мы возвращаемся с работы с ощущением непонятно на что потраченного дня.... Слова "текучка заела!" — одно из наиболее частых оправданий за несделанное.

Интересно сопоставить данные о переработках управленцев с эффективностью использования ими рабочего времени.

Одно из наиболее полных исследований этого вопроса проведено уральскими социологами на большом числе предприятий Урала. Оказалось, что продолжительность рабочей недели руководителей превышала 41-часовую в 1,23 — 1,5 раза. В то же время коэффициент полезной занятости изменялся от 0,68 (у директора) до 0,77 (у начальников цехов). Перемножив среднюю продолжительность рабочей недели руководителей (4/3) на их средний коэффициент полезной занятости (3/4), получим объем рабочей нагрузки в неделю (1).

Этот несложный подсчет показывает, что совершенно справедливо утверждение: "Времени не хватает тому, кто не умеет его использовать".

У кого учиться

Итак, есть все основания не проходить мимо неиспользуемого резерва рабочего времени — возможности повысить на 1/3 эффективность его использования.

Но не является ли химерой достижение 100%- ного использования времени? Есть ли (реально) деловые люди, которые успевают сделать все (и сделать хорошо) в основное рабочее время?

Такие люди (причем преуспевающие) есть. Техника их личной работы, организация ими своего времени вызывает, естественно, большой интерес, тщательно изучается и анализируется специалистами в силу того, что высокая личная организованность есть один из важнейших факторов преуспевания, а также большей отдачи обществу. Обнаруженные в результате этого изучения закономерности явились основой для разработки нижеследующих рекомендаций по организации рабочего времени.

Непроизводительные траты

Однако прежде чем перейти к самим рекомендациям, необходимо назвать основные виды непроизводительного расходования рабочего времени. Они делятся на:

Присущие нам — недостаток опыта, недостаточный уровень образования или квалификации, неорганизованность, нерациональный распорядок дня. Главными причинами являются неорганизованность и нерациональный распорядок дня.

Не зависящие от нас — избыток совещаний, на которые мы приглашаемся, вызовы к руководству и ожидание приема; ненужная отчетность; исполнение несвойственных функций. У управленцев среднего звена исполнение несвойственных функций крадет от 20 до 40% рабочего времени. Совещания отнимают в среднем от 25 до 35% времени (у многих — гораздо больше). Значительно дезорганизуют работу непредвиденные дела: чем менее организован работник, тем больше у него непредвиденных дел.

С чего начать

В качестве первых шагов к повышению организованности крайне полезно провести самофотографию своего рабочего дня — записывать выполняемые дела с указанием затраченного на них времени.

Суммировав зафиксированные затраты времени за день, каждый почти наверняка ежедневно не досчитается нескольких часов. Это показывает существование личных резервов и, несомненно, подтолкнет к их выявлению и использованию. Накопив данные за неделю, Вы будете знать структуру затрат времени и соотношение "затраты — результаты". Когда начнете работать над собой, сравнение таких самофотографий, сделанных через некоторые промежутки времени, покажет Вам рост эффективности использования времени.

Есть и другой, более решительный способ получить объективную информацию — это фотография Вашего рабочего дня, проведенная кем-то из Ваших коллег. Однако поручить ее можно только дружелюбно настроенному к Вам человеку, так как он становится обладателем негативной информации о Вас. Ибо в подавляющем большинстве случаев фотография дает обескураживающе плохие результаты. Но чем они хуже, тем сильнее стимул исправить положение. Мы настолько затвердели в своих привычках, что для изменения их нам необходимо потрясение, не меньше... В этом плане фотография может оказаться более сильным стимулом к работе по самосовершенствованию.