Алексей Дорофеев - Эффективное управление автоперевозками

В этой книге я и попытаюсь объединить сведения из классической теории экономики и управления автопредприятием и из сферы информационных технологий на примере fleet management -системы “Автобаза” нашей компании “Борника”, чтобы у того, кто решится ставить у себя на предприятии систему управления автотранспортом, было хотя бы минимальное представление о существующих технологиях, методах и подходах.

Итак, вы созрели. На дворе ХХI век, а у вас все по старинке – сплошные бумаги. Нужна программа! Вопрос следующий: какая это должна быть программа? Все зависит от того, какой у вас парк техники и что вы собираетесь с программой делать. Автохозяйства бывают разные. У кого-то это 2–3 “Газели”, у кого-то парк может насчитывать 1000–1500 единиц техники, включая легковые, грузовые автомобили, дорожно-строительную и спец-технику. Но, как правило, большинство начинают с одного и того же: с выписки путевых листов.

В России путевой лист автомобиля является основным первичным документом, подтверждающим расходы. Также он служит для учета пробега, грузов, списания ГСМ и начисления заработной платы водителю. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и международном сообщениях. Таким образом, государство обязывает предприятия, эксплуатирующие автотранспорт, выписывать путевые листы.

Форма путевых листов утверждена постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78. При обычном бумажном учете бланки путевых листов приобретаются в магазинах. Но никто не запрещает печатать их на компьютере. Можно эти бланки сделать самому, например, в Excel или Word. Можно скачать их из Интернета, большинство так и делают. Это стандартный путь, по которому идут многие люди, которые хотят автоматизировать учет в автохозяйстве.

Как правило, на первом этапе делают несколько копий бланков путевых листов на каждый автомобиль. Пять автомобилей – значит, пять копий бланков, десять – значит, десять копий. Мне доводилось бывать в компаниях, где и для 50 автомобилей было 50 файлов путевых листов. В каждой копии путевки забит госномер автомобиля, название организации, закрепленный водитель, марка топлива, медик, механик. Каждый день меняются только показания спидометра, остатки, заправки. Что же, по сравнению с заполнением бумажных путевок от руки – достаточно удобно. И что характерно – бесплатно. Стоимость самой программы Excel в расчет не берем, так как в нашей стране подавляющее число пользователей используют пиратскую копию, что, конечно, неправильно и является правонарушением.

Итак, первый шаг сделан – путевые листы печатаются на компьютере. Если весь смысл автоматизации состоял именно в этом, то, пожалуй, можно и успокоиться. И действительно, при общении с потенциальными клиентами на вопрос: “А для чего Вам нужна программа?” следует ответ: “Хочу, чтобы путевки печатались на компьютере”. И таких ответов я слышал немало. Но разве смысл автоматизации АТП состоит именно в том, чтобы использовать компьютер как печатную машинку?

Если ответ будет утвердительным, то дальше эту книгу можно не читать. Раздобудьте бланки путевых листов в электронном виде и продолжайте заниматься своими делами. Как же быть тем, кто хочет действительно повысить эффективность работы своего автопредприятия? Этот человек задает другой вопрос, который звучит, как правило, так: “Хочу, чтобы компьютер сам все считал. Как это сделать?”

Компьютер – не волшебная палочка. Он посчитает только ту информацию, которую в него заложишь. И обрабатывать эти данные должна специальная программа. Чтобы представить себе, какая должна быть эта программа, необходимо выделить те бизнес-процессы, которые необходимо автоматизировать. На рис. 1 представлены основные задачи, которые должна решать система управления автопредприятием. Данные приведены по результатам опросов представителей АТП.

Как видно, в структуре представлены задачи оперативного учета, которыми ежедневно приходится заниматься специалистам-транспортникам при эксплуатации техники. Бухгалтерия в силу определенных причин, как правило, стоит особняком. О причинах этого будет сказано далее.

Рис. 1. Структура задач, которые должна решать система управления автопредприятием, по мнению представителей АТП