Дэвид Ален - Getting Things Done

Не важно, насколько большая и сложная проблема перед вами – сделайте маленький шажок к её решению и избавьтесь от дискомфорта.

Джордж Ф.

Дела, внесенные в ваш список, либо привлекают, либо отталкивают вас – третьего не дано. Вы либо с воодушевлением беретесь за дело, либо же не хотите о нем даже думать. А разница между этими двумя делами всего лишь в принятии решения о следующем шаге.

Наблюдая за развитием слушателей моих семинаров или, я заметил, что один из самых распространенных способов сбиться с истинного пути состоит в том, что люди позволяют своим спискам проектов превратится в списки подпроектов и подзадач вместо того, чтобы сделать из них списки следующих конкретных действий. Они, конечно, существенно опередили большинство уже хотя бы тем, что записывают свои дела, но и они частенько чувствуют неудовлетворение от того, что позволили закрасться в свои списки таким пунктам, как:

§ Встреча с комитетом по организации банкета

§ ДР Джонни

§ Работник на ресепшн

§ Презентационные слайды

Другими словами, дела опять преобразовались в «разное» вместо того, чтобы оставаться на уровне действий. В таком списке конкретных действий не наблюдается, и всякий обладатель подобного списка вынужден будет не по-детски напрягать мозги каждый раз, как заглянет в него.

Вам кажется, что это уже слишком? Разве формулировка следующего действия по каждому из ваших обязательств никчемный труд? Конечно, нет. Если вы собрались машину регулировать, на каком-то этапе вам по-любому придется формулировать следующее действие. Беда в том, что большинство дотягивает до того момента, когда следующим шагом может оказаться только «Позвонить в автоклуб и вызвать эвакуатор!»

Ошибка лучше не допускать, чем исправлять.

Брок Крисольм

Итак, как вы думаете, когда же люди принимают решения по пошаговым действиям – когда проблемы только появляются или когда все уже горит? Как вы думаете, изменилась бы их жизнь, принимайся они за дела своевременно? Как вы думаете, какая политика эффективней – расписывание пошаговых действий решения проблемы, как только она замаячит на горизонте или же бесконечное откладывание до тех пор пока не придет время спешно решать проблему.

Избежание принятия решений до последней минуты нередко становится причиной неэффективности и лишнего стресса.

Может, показаться, что я преувеличиваю, но, тем не менее, когда я задаю в аудитории вопрос: «Когда в вашей компании принимаются решения о пошаговых действиях?», большинство, за редким исключением, отвечает: «Когда все уже горит». Когда один из слушателей, работник крупной корпорации, анализировал причины стрессов в этой корпорации, оказалось, что главной проблемой были кризисные дедлайны, спровоцированные начальством, не сумевшим вовремя принять нужных решений.

Среди моих клиентов было несколько высокопоставленных лиц крупных компаний, которые говорили о том, что введение стандарта принятия решений о пошаговых действиях в качестве корпоративного стандарта явилось преображающей силой, с точки зрения результатов проектов. Оно сразу изменило культуру организации к лучшему.

Почему? Потому что такой стандарт обеспечивает ясность, подотчетность, продуктивность и доверие.

Слишком уж много обсуждений заканчивается тогда, когда люди имеют ещё весьма примерное представление о том, что же они все-таки решили и что им предстоит делать.

Без четкого понимания, что за этим последуют конкретные действия, независимо от того, что это будут за действия и кто их будет выполнять, многое остается незавершенным.

Меня часто просят помочь в проведении встречи или собрания. На собственном горьком опыте я понял, что безотносительно того, на каком этапе обсуждения мы находимся, за двадцать минут до окончания встречи необходимо поставить вопрос «Каков следующий шаг?» Опыт показывает, что двадцати минут достаточно, чтобы принять решение.

Это радикальный здравый смысл – радикальный потому, что выводит дискуссию на более глубокие уровни, туда, где взаимодействие уже не так легко и комфортно.

«Насколько все это серьезно?» «Действительно ли мы знаем, что мы тут делаем?» «Действительно ли мы готовы потратить на это дело бесценное время и ресурсы?» Этих более значимых уровней осмысления проекта очень легко избежать.

Предотвратить подобные движение может только принудительное принятие решения о следующем шаге. Последующее обсуждение, исследование, анализ и переговоры нужны только для того, чтобы закрыть тему. Сегодня все настолько непредсказуемо, что брать на себя ответственность за результаты слишком рискованно, но каждый должен чувствовать свою ответственность за постепенное движение к ясности и прозрачности задач.