Дэвид Ален - Getting Things Done

Те, кто хуже всего используют время, первыми жалуются, что его не хватает.

Жан де

Удобно иметь под рукой материал для чтения, когда вы идете на встречу, которая может поздно начаться, на семинар, если там будет «окно» времени или к стоматологу, если придется сидеть в очереди. Все это прекрасные возможности для подобного чтения. Те же, у кого нет собранного материала «Читать/Просмотреть» могут просто потерять много времени, так как жизнь полна маленьких неожиданных «окон», которые можно заполнить.

Так же как необходимо иметь напоминания о том, что вам нужно сделать, напоминания о том, к чему вы должны вернуться через какое-то время или что должно быть сделано кем-то другим следует сортировать и группировать. Вам не нужно обязательно следить за каждым шагом здесь, часто это задания или проекты, за которые ответственны другие люди, такие как заказ билетов в театр, сканер, который должны доставить в офис, согласие вашего клиента на деловое предложение и так далее. Когда следующее действие зависит от кого-то другого, вам не нужны напоминания о действиях, только что и от кого вы ждете. Ваша роль – это просматривать список по мере необходимости и решать, нужно ли проверять, как продвигается дело и поторапливать.

Возможно, вы сочтете наилучшим держать список «Ожидающих» по близости, в том же месте, где ваши напоминания «Следующих Действий». Ответственность за следующий шаг может меняться в течение исполнения проекта. Например, вам нужно сделать звонок продавцу, чтобы узнать его цены на выполнение работы (в списке «Звонки».) Сделав звонок, вы ждете, когда продавец с вами свяжется по поводу предложения (его предложение заносим в список «Ожидание»). Когда предложение поступит, вы должны просмотреть его (оно находится в папке «Читать/Просмотреть»). Когда вы с ним ознакомитесь, вы высылаете его своему боссу на одобрение (теперь оно опять в списке «Ожидание») и так далее. [7]

У вас будут отличные ощущения, когда вы будете знать, что ваш список «Ожидающие» – это полный список того, что должны сделать другие люди.

Наиболее эффективный путь отслеживать напоминания действий – это добавлять их в списки или папки по мере их появления. Вам больше ничего не понадобится, если вы их проработаете. Возможно, вы пишете заметки на совещании с боссом, но вы можете выбросить их, когда вы совершите необходимые проекты и действия, связанные с ними. Пока некоторые люди пытаются архивировать голосовую почту, им все еще нужно «что-нибудь с этим делать», это не самый эффективный путь внедрить напоминания.

Однако есть несколько исключений из этого правила. Некоторые входящие могут прекрасно служить своими собственными напоминаниями необходимых действий, вместо того, чтобы записывать их в отдельный список. Это обычно работает для некоторых бумажных материалов и электронной почты.

Организация бумажной работы

Некоторые вещи – свои собственные лучшие напоминания.

В категории «Читать/Просмотреть» статьи, публикации, документы – это самый общий пример. Очевидно, что будет нелепо писать «Просмотреть журнал Fortune » в некоторый списках действий, когда вы просто можете бросить этот журнал в корзину «Читать/Просмотреть».

Другой пример: те, кто предпочитает оплачивать все счета в одно время и в одном месте, захотят хранить свои счета в папке или корзинке «Счета к оплате» (или более общее название «Финансы»). [8]

Специфика вашей работы, входящие и ваша рабочая станция помогут вам более эффективно организовать другие категории, только используя определенную бумагу. Профессионал по работе с клиентами, например, может иметь дело со множественными просьбами показать стандартную форму, и в этом случае корзинка или файл, содержащий только эту информацию – наилучший путь работы.

Имеет ли смысл писать напоминания в списке или использовать сами документы в корзинке или папке – это широкое поле деятельности для логистики. Можете ли вы использовать напоминания где-то еще, кроме как на вашем рабочем столе. Если да, то нужно учесть возможность их переноса. Если вы не можете выполнить работу где-то кроме как за своим столом, тогда ваше рабочее место будет наилучшим для них.

Что бы вы ни выбрали, напоминания должны быть в зрительно раздельных категориях, в зависимости от следующего необходимого шага. Если следующее действие – звонок, то он должен быть отнесен в группу «Звонки»; если следующие действие – это проверка информации и внесение ее в компьютер, нужно отнести это к категории «За компьютером». Наибольшая эффективность подобной рабочей системы мне видится в том, что все документы одного типа (например, заявки на обслуживание) хранятся на отдельном подносе, даже если каждому из них нужны разные действия. Для одной заявки необходимо сделать звонок, для другой – просмотреть данные, для третьей – подождать, когда появится нужная информация – но все они собраны вместе. Такая классификация может привести в замешательство, потому что все отложенные решения требуют разных дальнейших действий.