Дэвид Ален - Getting Things Done

Вторая часть этой книги содержит специфические тренинги использования этих трех моделей принятия решений, которые вкупе с методикой сбора, обработки, организации, планирования и обзора помогут вам добиться успеха.

Думайте о главном, когда возитесь с мелочами – тогда эти мелочи не дадут вам сбиться с пути.

Альвин Тоффлер.

Основные условия, необходимые для стабильного контроля в спокойной обстановке – это (1) четко определенные желаемые результаты и следующие конкретные действия, необходимые для того, чтобы к этим результатам двигаться и (2) напоминания, выстроенные в надежную систему, которую вы будете регулярно просматривать. Это я называю горизонтальной фокусировкой. Несмотря на кажущуюся простоту процесса его реализация может привести к существенным результатам.

В большинстве ситуаций необходим только «горизонтальный» фокус. Однако иногда вам может понадобиться и более общая концентрация для того, чтобы взять процесс под контроль, определиться с выбором или удостовериться, что все принятые решения верны. Вот тут-то и понадобится «вертикальная» фокусировка. Умение продуктивно мыслить в «вертикальном» смысле – это вторая важная для интеллектуального труда способность.

Итак, наша цель – избавить сознание от всех нависших проектов, но не упустить при этом потенциально полезную идею.

Этот вид мышления не предполагает тщательной проработки.

Большую часть времени вам придется думать неформально, то, что я называю «планирование на оборотной стороне конверта» – планирование в свободной форме или на салфетке в кафе вместе с коллегой, когда вы обсуждаете план мероприятий или структуру презентации товаров. На мой взгляд, это самый продуктивный и энергоемкий способ планирования. На самом деле вам может понадобиться разработать и формальную структуру или план, чтобы прояснить компоненты, согласования или приоритеты. Более детальная схема понадобится для того, чтобы координировать более сложные ситуации – если условия требуют сотрудничества по разнообразным проектам, например, или если надо набросать бизнес-планы, чтобы объяснить инвестору ваши действия. Но, как правило, вы можете быть очень и очень креативным, имея под рукой только ручку и бумагу и ничего более.

Самая большая необходимость в проектном мышлении, которую я когда-либо встречал в деловом мире, не предназначена для формальных моделей. Обычно люди, которым такие модели нужны, их уже имеют или же могут получить их в курсе академического или профессионального обучения. Вместо этого я обнаружил, что модель концентрации на проекте – большой пробел для остальных. Нам нужны пути для обоснования и поддержки нашего пути мышления, не важно, насколько неформального. Формальные планерки и ломовые инструменты, (такие как софт) конечно, могут оказаться очень полезными, но часто участники подобных мероприятий испытывают необходимость провести другое заседание – встречу «на оборотной стороне конверта» – для того, чтобы охватить взглядом весь объем работ и взять его под контроль. Формальные и четко структурированные планерки имеют тенденцию, за исключением обсуждения основной цели проекта, проскакивать как бы мимо. Либо же они предоставляют недостаточно времени для мозгового штурма, развития мысли, о которую никто не считал перспективной и интересной. И, наконец, редко такие встречи приводят к серьезным подвижкам в решении насчет следующих шагов и назначению ответственных по различным аспектам плана проекта.

Однако есть и хорошие новости: продуктивный способ обдумывания проектов и ситуаций, который приносит максимальную пользу при минимальных вложениях сил и времени существует. Оказывается, что это способ нашего естественного мышления и планирования, но не обязательно для нас он является нормальным . На мой взгляд, когда люди планируют более естественным образом в свободной форме, они не дают стрессу овладеть ими и достигают лучших результатов.

Вы уже знакомы с самым классным и креативным планировщиком в мире – с вашим разумом. Вы сами и есть машина по планированию. Вы планируете, когда одеваетесь, обедаете, ходите по магазинам или даже просто болтаете. Несмотря на то, что этот процесс кажется хаотичным, вашему разуму необходимо проделать довольно сложную цепь ходов для того, чтобы что-нибудь реально осуществить. Чтобы виртуально выполнить какое-либо задание, ваш разум совершает пять шагов: