Р. Р. Байтасов - Кадровый менеджмент

1. Структурная подчинённость кадровой службы руководителю по администрированию.

В данном варианте выполнение задач службой персонала рассматривается в рамках его роли как штабного подразделения функциональной подсистемы [1, с.70]

2. Структурное подчинение службы управления персоналом, как штабного органа, высшему руководству организации [1, с.70]

Преимуществом данного варианта является близость кадровой службы ко всем сферам руководства организации. Такая структура наиболее целесообразна для небольших организаций на начальных этапах их развития, когда руководство, таким образом, пытается поднять статус и роль кадровой службы.

3. Служба управления персоналом организационно включена в руководство организации [1, с.71]

Данный вариант наиболее типичен для достаточно развитых фирм с выделением сферы управления персоналом в качестве равнозначной подсистемы управления наряду с другими подсистемами.

Документационное обеспечение – организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Его основой является делопроизводство – полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения [7, с.159].

Основные функции по документационному обеспечению системы управления персоналом:

– своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;

– доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;

– создание документов по кадровым вопросам;

– регистрация, учёт и хранение документов по персоналу;

– формирование дел в соответствии с номенклатурой, утверждённой для данной организации;

– размножение документов по кадровым вопросам;

– контроль исполнения документов;

– передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др. [7, с.159—160].

Делопроизводство по форме организации работ может быть централизованным – осуществляется в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате); децентрализованным – рассредоточено по различным звеньям; смешанным – наиболее важные, общие для организации работы, выполняются в одном, а остальная часть работ выполняется во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря-референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа её работников.

Кадровое делопроизводство – это работа с документами, связанными с кадровым составом [8].

Основными нормативно-правовыми актами, регламентирующими кадровое делопроизводство, являются:

1. Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 за №4. Указанная Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

2. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 за №2. Указанная Инструкция устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в организациях всех форм собственности.

3. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 №40. Указанная Инструкция определяет порядок ведения трудовых книжек, в том числе их заполнение, выдачу трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчётов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учёт и порядок хранения.