С. Кудешова - Эффективные будни. «Низкий старт» к высоким достижениям

Каждый из нас пишет письма. Составить претензию, петицию, техническое задание или прошение. Написать другу в другую страну, попросить о чем-то своих подписчиков в социальной сети и даже просто написать SMS мужу с просьбой купить вечером хлеба. Все эти действия в той или иной степени используют письменную форму для фиксации Ваших пожеланий, просьб и задач.

Поговорим о том, как правильно это делать.

Сравните 2 варианта:

Вариант 1:

Добрый день! Вашу компанию рекомендовали мне для организации ремонта на даче. Пришлите, пожалуйста, прайс-лист на этой неделе, чтобы я мог сравнить его с другими компаниями. Дом, который надо отремонтировать за 2 месяца, так как потом туда въезжает моя семья. Фронт работ существенный: 2 жилых этажа, крыша и благоустройство территории.

С уважением, ….

Вариант 2

Добрый день!

Мне рекомендовали Вашу компанию для ремонта дачного дома.

Прошу прислать Ваш прайс-лист в течение недели. Для информации:

Ориентировочный объем работ: ремонт «под ключ» 2-этажного дома и благоустройство прилегающей территории 10 соток.

Срок на проведение работ: 2 месяца.

С уважением, ….

Вариант 2 – более конкретный, визуально понятный и имеет больше шансов на выполнение. Прежде, чем мы разберем подробно секреты успешного письма, отметим общие правила его написания.

Во-первых, представьте себя на месте адресата. Приятно ли Вам было бы получить свое послание? Понятны ли Вам цели и задачи? Хочется ли Вам выполнить изложенную просьбу? Ответ на эти вопросы поможет качественно улучшить текст.

Во-вторых, обратите внимание на историю, которую Вы рассказываете в своем письме. Какое впечатление производит текст? Вы просите, требуете, высказываете пожелание или передаете другую эмоцию? От того, какое «послевкусие» остается после прочтения письма, зависит, будет выполнена задача или нет.

ДИАЛОГИ В ЦИТАТАХ

«Первое правило бизнеса – поступай с другими так, как он хотел бы поступить с собой».

Чарльз Диккенс, английский писатель, XIX век [1, с. 457]

«Чтобы управлять людьми нужна голова: для игры в шахматы мало одного добросердечия».

Себастьен-Рош Николя де Шамфор, французский писатель, XVIIIвек [3, с. 696]

В чем секрет успешной постановки задачи в письменной форме?

Первое – структура.Она явно читается в любом успешном письме. Мысли должны быть изложены четко и логично следовать одна из другой. В приведенном примере потенциальный клиент пишет в фирму, предоставляющую услуги по ремонту. Адресат заинтересован ответить быстрее, чтобы договориться об условиях и заключить контакт. В дополнение к этому автор вводит «конфетку» – указывает объем работ и говорит, что срок ограничен. Фирма получает возможность сделать наценку за срочность, а Вы – уложиться в сроки и требовать необходимое качество работ.

Второе – визуализация.Быстрый темп современной жизни требует максимально четкой подачи информации – не только по смыслу, но и по внешнему виду. Письменная задача должна быть «вкусной» не только по сути, но и визуально:

• иметь разделы,

• быть краткой и конкретной.

Такая визуализация дисциплинирует, притягивает внимание и стимулирует выполнять задачу так же четко.

Третье – деловой стиль.Письменная задача, как и любое деловое письмо, должно иметь деловое обращение, подпись и уважительный стиль. Такой подход повышает Ваш статус в глазах исполнителя и увеличивает шансы на качественное исполнение Вашей просьбы.

Формулируйте и пишите четко, кратко, содержательно. И тогда Ваши цели будут достигнуты быстрее.

На практике мы часто сталкиваемся с ситуацией, когда одна команда последовательно реализует несколько задач. Например, бригада ремонтников после дачного дома приступает к обновлению городской квартиры, после отпуска в Италии Вы планируете тем же составом поехать в Грецию или следующий детский праздник Вы хотите организовать с теми же артистами, которые развлекали Вас месяц назад.

Собрать команду, настроить людей на достижение цели и получить результат – непростая работа. Именно поэтому не стоит начинать каждый раз «с нуля». Всегда есть выбор: выполнить задачу и «разбежаться» или использовать накопленный потенциал для достижения новых целей.

Цепочка целей – это группа новых ориентиров, которая появляется «на горизонте» по мере приближения к финалу проекта.