Коллектив авторов - Русский язык и культура речи - Шпаргалка

1.Умеренное использование канцеляризмов (извещаем, неисполнение, вышеуказанный). Не следует употреблять в деловой речи устаревшие слова и обороты типа каковой (который), на предмет (для), приобщить к делу (в дело).

2.Широкое использование терминов и профессиональных слов той сферы деятельности, в которой происходит деловое общение. В письменной речи искажение термина или замена его синонимическими формами не допускается. Если же, по мнению составителя документа, термин может оказаться непонятным адресату, но без него в данном тексте обойтись нельзя, следует дать его объяснение.

3.Использование устойчивых языковых моделей и текстовых формул: в порядке оказания, в связи с вышеизложенным, оплата гарантируется.

4.Точное использование значения слова. Несоблюдение этого правила приводит к двойственности понимания слова или к неграмотности.

5.Умеренное и правильное употребление иностранных слов. В большинстве вариантов лучше использовать русский эквивалент, обозначающий то же понятие.

6.Правильное использование грамматических категорий, особенно предлогов. Наиболее частая ошибка – употребление после предлогов «благодаря», «подобно», «вопреки», «согласно» родительного, а не дательного падежа существительного.

7.Недопустимость лишних слов и тавтологии (обозначения того же предмета, явления другими словами).

8.Соответствие сокращений слов, используемых в текстах документов, а также в других реквизитах, действующим правилам орфографии и пунктуации, требованиям государственных стандартов.

Письменная речь– это самостоятельная целостная целенаправленная речевая структура, обеспечивающая общение с помощью письменного текста. Письменный текст в данном случае является представителем автора как участника общения.

К текстам служебных документов следует предъявлять строгие требования– они должны быть четкими, точными, логичными и соответствовать нормам официально-делового стиля.

В зависимости от количества вопросов, затрагиваемых в документе, текст может быть простым или сложным по содержанию. В простомтексте рассматривается один вопрос, в сложном– несколько. Простые тексты более удобны в обработке в процессе документооборота и очевиднее в исполнении. Сложные тексты (отчеты, обзоры, доклады и т. п.), как правило, имеют большой объем, поэтому их целесообразно приводить к простому варианту за счет членения на параграфы, пункты и подпункты.

Тексты делового письма должны быть максимально унифицированы.

В общем плане унификация текста представляет собой деление информации на постоянную и переменную и разработку на этой основе трафаретных и типовых текстов.

В трафаретномтексте постоянная информация уже напечатана, а для переменной оставлены пробелы. При составлении подобного текста следует располагать постоянную информацию перед переменной.

Типовойтекст – это образец, на основе которого строится текст нового документа. Такой текст может быть представлен в виде отдельных фраз или абзацев. Для облегчения подбора рекомендуется составить каталог типовых текстов.

Существуют три основных типавнутренних текстовых структур: предметно-логический, «плетеный» и свободный образно-ассоциативный. Предметно-логическую структуру имеют тексты научно-учебные, официально-деловые, общественно-деловые, информационно-аналитические; «плетеную» – обычно публицистические; свободные образно-ассоциативные структуры характерны для художественных текстов и требуют, как правило, наличия творческой одаренности и мастерства.

Диалог– это процесс взаимной коммуникации, во время которой реплика сменяется ответной фразой и происходит постоянная смена ролей «слушающий – говорящий».

Существуют два класса диалогов:информационный и интерпретационный. Информационныйдиалог характерен для ситуаций, когда к началу общения между партнерами имеется разрыв в знаниях. Интерпретационныйдиалог – для ситуаций, когда знания у партнеров примерно равны, но получают разную интерпретацию.

Одно из основных условий диалогового общения – исходный (хотя бы небольшой) разрыв в знаниях.Это означает, что если партнеры не будут сообщать друг другу новую (точнее, неизвестную) информацию, относящуюся к предмету диалога, а начнут обмениваться общеизвестными истинами, то диалог не состоится.