Вадим Георгиенко - Навстречу людям. Шаг за шагом[практические механизмы участия общественности в процессах принятия решений на местном уровне]

2.8.1. Питання, які потребують оперативного вирішення, розглядаються на планових апаратних нарадах у міського голови або особи, яка виконує його обов'язки. У разі необхідності міський голова скликає позапланові апаратні наради. Дату проведення апаратної наради та категорії запрошених на неї встановлює міський голова.

2.8.2.Порядок денний планових апаратних нарад складається організаційним відділом за дорученням керуючого справами виконкому. Порядок денний апаратної наради підписується керуючим справами виконкому та негайно розсилається адресатам загальним відділом по локальній комп'ютерній мережі, по електронній пошті чи кур'єром відповідно до розрахунку розсилки, що підписує завідувач організаційного відділу.

2.8.3.Після кожної планової апаратної наради організаційним відділом готується протокол доручень міського голови, який підписується керуючим справами виконкому, погоджується міським головою, та терміново розсилається разом з супровідним листом адресатам загальним відділом по локальній комп'ютерній мережі, по електронній пошті чи кур'єром. Протоколи доручень міського голови зберігаються в електронному архіві.

2.8.4.Контроль за виконанням доручень міського голови, даних на планових апаратних нарадах у міського голови, здійснює організаційний відділ.

2.8.5.Виконавці, незалежно від того, у який формі вони доповідають міському голові про виконання його доручень, даних на апаратних нарадах у міського голови, — у письмовій чи в усній — обов'язково надають тексти своїх доповідей до організаційного відділу.

2.8.6. На підставі цих інформаційних матеріалів організаційним відділом щомісяця готується довідка про стан виконання доручень міського голови, що дані на планових апаратних нарадах у міського голови, виконавчими органами, яка доповідається міському голові керуючим справами виконкому.

2.8.7. Наради, засідання, конференції, семінари та інші заходи проводяться згідно з планом роботи на квартал і основними заходами на місяць.

2.8.8. Підготовка загальноміських заходів, що проводяться виконкомом, здійснюється відповідними виконавчими органами по заздалегідь складених робочих планах, що затверджуються міським головою. Пропозиції про терміни, час, місце, порядок денний, список запрошених та інші питання, пов'язані з організацією підготовки та проведенням нарад, засідань, конференцій, семінарів і інших заходів погоджуються з керуючим справами виконкому.

2.8.9. Участь в загальноміських заходах заступників міського голови і голів райадміністрацій, інших категорій працівників погоджуються міським головою та його заступниками.

2.8.10. Повідомлення про запрошення на загальноміські заходи і реєстрація прибуття їх учасників здійснюється організаційним відділом.

2.8.11. При необхідності, хід заходів під головуванням міського голови протоколюється та (або) записується на магнітну плівку загальним відділом. Питання необхідності протоколювання заходів під головуванням заступників міського голови вирішується ними й здійснюється їх консультантами.

2.8.12. Підготовка приміщень для проведення заходів, зазначених у п. 2.8.7 цього Регламенту, розміщення їх учасників інше технічне забезпечення здійснюється управлінням господарського забезпечення.

2.8.13. Засідання створених виконкомом комісій, рад, штабів проводяться згідно з планами їх роботи. Підготовка, проведення й документальне оформлення цих засідань забезпечується особами, що визначені їх керівниками.

3. Організація взаємодії виконавчих органів з територіальною громадою міста, міською радою, її постійними комісіями та депутатами, органами державної влади та між собою

3.1. Взаємовідносини виконавчих органів з територіальною громадою міста

3.1.1.Взаємодія виконкому з територіальною громадою міста здійснюється як безпосередньо — під час особистого прийому громадян міським головою, його заступниками, керуючим справами виконкому та шляхом проведення масових заходів, так і за допомогою об’єднань громадян, засобів масової інформації.

3.1.2.Для реалізації прав громадян на письмове звернення або особистий прийом та обов'язкове одержання обґрунтованої відповіді на нього, відповідно до Закону України "Про звернення громадян", створено спеціальний виконавчий орган, який працює із зверненнями громадян і організовує регулярне проведення особистого прийому громадян посадовими особами органів місцевого самоврядування.