Коллектив авторов - Научно-справочный аппарат архивов России

Казалось бы, перевод архивов в электронный вид наоборот дает отличные возможности для создания новых систематических каталогов и указателей. И нет необходимости уменьшать перечень обязательного НСА, логичнее наоборот расширить требования к архивам, но, увы, этого не происходит.

Комментарий Колесова М. А., юриста, соучредителя МОО «Архивный Дозор». Эти Правила — унифицированные требования не только для госархивов, но и для муниципальных архивов, музеев, библиотек, научных организаций, которые имеют свою специфику деятельности. Видимо, решено оставить в качестве обязательного тот НСА, который ведется во всех этих организациях.

Итак, на что может теоретически рассчитывать пользователь, обращаясь в архив?

Описи фондов(обязательный НСА). Все документы, находящиеся в архиве, распределены между фондами. В пределах фонда — между описями. Одна опись содержит перечень дел. С точки зрения пользователя, идеальная опись содержит точное название каждого дела, годы создания документов, количество листов в нем, пометки о делах, находящихся в плохом физическом состоянии (ПФС-НФС), пометки о форме, в которой документ доступен пользователю (бумага, микрофильм, файл в читальном зале, файл онлайн), пометки о том, что дело не может быть выдано по той или иной причине. Идеальная опись доступна в Интернете бесплатно, в текстовом виде, и проиндексирована не только базой данной архива, но и сторонними поисковыми системами.

Это описание лишь мечты пользователя, а не требований, закрепленных в законе.

Идеальных описей в России почти нет. Как мы увидим дальше, архивы могут себе позволить не создавать идеальные описи.

Почему именно сейчас важно проговаривать какие описи нужны пользователям? Потому что завтра будем поздно об этом говорить. Сейчас архивы переходят документы и НСА в электронный вид. Скоро мы будем пользоваться только электронными описями. Если уже на этапе проектирования не заложить в интерфейс пользователя и архивиста нужные поля, то потом мы будем иметь «неидеальные электронные описи». Мы будем получать от архивов отписки, что переделывать уже поздно, и в законах не было указаний, что архив должен делать описи удобными и идеальными.

Мы уже сейчас видим проблемы. Например, в нескольких архивах электронные описи не содержат указания на временной интервал создания документов дела в списке дел. И лишь совершив несколько кликов можно увидеть этот год. Либо обратная ситуация — год не виден на электронной карточке дела, и чтобы узнать его, нужно многократно прокликать несколько уровней и поймать тот, на котором год отображается. То же самое с формой предоставления документа — чтобы узнать оцифрован ли документ, нужно знать, где это смотреть. Часто ли архивы просят протестировать свои электронные сервисы и высказать замечания? Нет.

Комментарий Семенова В. В., руководителя МОО «Архивный Дозор».

Всё это создаётся в условиях тотального вакуума Росархива и его полного нежелания общаться с теми, кто архивом пользуется. Да, формально у Росархива есть Общественный совет, и он даже получил благодарность одной из комиссий «по прозрачности» за то, что все его заседания (несколько раз в год) записываются на видео. Собственно, оттуда мы знаем, что обсуждается на этом совете — к реальной архивной повестке это не имеет никакого отношения.

Архивы словно бы мстят пользователю, полностью отказываясь от того, чтобы услышать отзыв о том, что он делает. Описями будут пользоваться и архивисты и пользователи, но высказать по поводу качества описей пользователи не могут.

Справочник фондов (путеводитель)ещё один пример обязательного НСА. Такие справочники созданы по многим архивам. Они помогают понять, какие вообще фонды есть в архиве. К сожалению, большинство справочников доступно только в читальном зале самого архива в бумажном виде. Если справочник нужного Вам архива существует, но недоступен онлайн, напишите запрос с просьбой разместить его на сайте архива. Думаете, что Вас не услышат? Ниже, Вы увидите историю, когда нам удалось добиться размещения справочника на сайте.

Необязательный НСА.

Именные указателик фондам. Есть в отдельных архивах к отдельным фондам в бумажном виде. Как правило, в архивах нет легкодоступной информации о том, к каким именно фондам созданы именные указатели. Что можете сделать лично Вы? Напишите в архив письмо с просьбой разместить на сайте архива перечень фондов, к которым имеются именные указатели.