Array Сборник статей - Роль музеев в информационном обеспечении исторической науки

Воссоздать историографическую картину использования фонда можно с помощью данных служебной учетной документации, фиксирующей обращения исследователей к фондовым материалам: картотеки использования фонда; журналов выдачи единиц хранения посетителям читального зала; картотеки исследователей и анкет исследователей.

Формы учета обращений исследователей к материалам архива Уваровых менялись. Картотека использования фондов велась сотрудниками отдела с 1920-х гг. В карточки заносились следующие данные: ФИО исследователя, учреждение, которое его командировало, тема исследования, выданные единицы хранения, дата. Но это идеальная ситуация. При изучении всей картотеки наблюдаем самые разные отклонения от «формуляра». Так, в первой карточке, содержащей четыре записи за 1927–1929 гг., сведения о выданных материалах отсутствуют. Кроме того, вплоть до завершения составления описи фонда Уваровых в графе «единицы хранения» фиксировались учетные номера документов, т. е. номер по Главной инвентарной книге (№ ГИМ), по Книге поступлений в отдел (№ арх.), по номерам картонов (материалы коллекции) и по частично сохранившимся коллекционным описям. Материалы фонда хранились в пронумерованных связках, поэтому часто указывались и порядковые номера связок.

Следует иметь в виду, что научно-техническое описание фонда Уваровых проводилось поэтапно. К 1959 г. научные сотрудники систематизировали архив Сергея Семеновича Уварова, составив рукописную опись на 143 единицы хранения. Впоследствии она стала частью первой описи уваровского фонда с сохранением первоначальной нумерации единиц хранения с 1 по 143. Систематизация всего объема материалов и окончательное составление описей на семейный архив и документальную коллекцию завершились лишь в 1977 г., а в 1982 г. фонд дорабатывался и была сформирована дополнительная третья опись.

Журналы выдачи единиц хранения посетителям читального зала ОПИ ГИМ сохранились с 1983 г. и ведутся до настоящего времени. В журнале под подпись посетителя фиксируются дата выдачи документов, номера фонда, описи выданных единиц, фамилия исследователя, дата сброса дел с подписью сотрудника читального зала. В журналах отсутствует информация о теме исследования. Встает задача восполнения отсутствующих сведений. Для этого были использованы анкеты исследователей и служебная картотека исследователей.

Заполнение анкет посетителями при первом посещении читального зала стало обязательным с конца 1970-х гг. В анкете указываются сведения личного и служебного характера: ФИО, паспортные данные, место работы, домашние и служебные адреса и телефоны, образование, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования. Как видим, заполняемая посетителем анкета имеет координирующий набор личных и научных сведений.

Кроме анкет интерес представляет «Служебная картотека исследователей», которая ведется в отделе с конца 1920-х гг. В нее заносятся следующие сведения: ФИО исследователя, название учреждения, тема, год обращения к материалам архивного фонда. Первоначально в служебную картотеку заносились лишь ФИО исследователя и год посещения. В дальнейшем карточки стали дополняться информацией о темах и о представляемых учреждениях.

Все перечисленные формы учетной документации не только дублируют, но и дополняют друг друга. При систематизации информации учетной документации необходимо учитывать ряд обстоятельств. Уже из первичных документов учета видно, что в определенные периоды фонд Уваровых совсем не запрашивался или выдавался единично. Это период с 1941 по 1945 гг., когда коллекции музея были упакованы и частично эвакуированы из Москвы. Затем следует обратить внимание на период 1975–1977 г., когда в ОПИ проходила сверка и отдел был закрыт для приема посетителей. Нет сведений об использовании фонда в 1984–1988 гг. Это объясняется тем, что с 1984 г. в связи с подготовкой к капитальному ремонту музея в отделе началась упаковка коллекции, а в 1987 г. состоялся переезд в Измайлово, где через два года был возобновлен прием посетителей. Со второй половины 2010 г. отдел вновь закрылся для исследователей в связи с упаковкой и переездом в здание бывшей городской думы, где 10 апреля 2012 г. был открыт новый читальный зал. Не совсем ясно, почему отсутствует информация за 1929–1935 гг. Возможно, карточки за этот период были утеряны.

В итоге в нашем распоряжении имеются массовые сведения об опыте обращения к материалам архивного фонда Уваровых. Встает задача обобщения информации материалов первичного учета исследовательской практики использования материалов архива Уваровых. Конечно, в первичных материалах есть отдельные лакуны, имеются и утраты учетной документации. Но в целом в нашем распоряжении оказывается достоверная массовая информации о масштабах научного использования этого архива.