Наталия Франкель - Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий

Платных сервисов для трансляций достаточно, нужно выбирать. Многие из них позволяют делать мультипарольные трансляции с уникальной ссылкой для каждого участника. У разных специалистов по трансляциям свои преференции, у некоторых имеются собственные неплохие хостинги. Вопрос, кто оплачивает сервис (входит ли это в стоимость работы подрядчика или ляжет на заказчика), также стоит обсудить заранее.

Формулы расчета времени, необходимого на монтаж и демонтаж оборудования, его тестирование и подготовку к работе, нет. Есть четкие правила: специалист по видеотрансляции должен заблаговременно осмотреть площадку и все имеющееся на ней оборудование, задать свои вопросы местным техникам, проверить мощности интернета и выделенные каналы для трансляции. Каждой команде нужно разное время на то, чтобы развернуть трансляцию – это зависит от количества и технических характеристик оборудования, параметров площадки, опыта работы и числа участников процесса.

У администрации площадки нужно обязательно уточнить, когда можно заехать на монтаж, будет ли перед вами какое-то другое мероприятие (не придется ли ждать, пока его организаторы все закончат, и хватит ли вам времени на спокойную работу по оборудованию площадки к трансляции и на тесты) и нет ли сразу после вас ивента, ради которого придется оперативно сворачиваться.

Для качественной трансляции вам обязательно нужно заказать выделенные интернет-каналы (на каждый зал по каналу плюс один резервный) – на них ничего, кроме вашей трансляции, не должно происходить (и, конечно, никакого «народного» wi-fi). Также необходимо уточнить, как на площадке обстоят дела с электричеством, есть ли дополнительный генератор, какого качества аудиооборудование, освещение и проекторы. Иногда, чтобы все сделать хорошо, проще дозаказать оборудование, чем пытаться добиться качества на слабом проекторе или с «шумящими» колонками.

И последнее, о чем нужно обязательно помнить. Видеотрансляция мероприятия – такой же полноценный процесс и продукт, как и сам ваш ивент. Это не довесок к мероприятию, не вторичный проект – к реализации трансляции нужно подходить серьезно, ответственно и не экономить на ней. В конце концов, записи можно продавать, качественная трансляция повышает ваш организаторский класс и прокачивает ваш опыт.

Итак, платформу для проведения онлайн-мероприятия вы выбрали, мероприятие анонсировали, спикеров собрали, рекламу дали, аудитория ждет. Что необходимо сделать заранее, чтобы ваша трансляция прошла гладко, материал записался, а участникам все понравилось?

Для начала проверьте свою технику. Да, почти наверняка на сегодняшний день у всех, кто читает это, есть ноутбуки или стационарные компьютеры достаточной мощности. Однако надо учесть ряд требований и нюансов. Итак, вам нужно иметь в наличии:

• интернет (в идеале от 100 мБит, если нет – хотя бы от 50) и резервную возможность подключения. То есть в случае, если ваш привычный и постоянный провайдер вдруг «упадет» и перезагрузка роутера не поможет, вы должны иметь возможность моментально подключить, например, модем, которые продают все операторы сотовой связи. А с провайдером разбираться уже потом. На большинстве площадок прописаны требования к скорости интернета и есть возможность протестировать свой канал. Если вы понимаете, что вам не хватает скорости и ее никак не повысить, отключайте видеокамеру – тогда компьютер станет работать немного резвее. Учитывайте, что в старых домах с толстыми кирпичными стенами или в подвальных помещениях качество сигнала ухудшается;

• микрофон с шумоподавлением. Есть ноутбуки, где он встроен, но качество не всегда на высоте – надо тестировать. Если шумы идут – не стоит экономить, лучше купите хороший выносной микрофон. Качество звука выяснится при тестировании на демогруппе. Почему с шумоподавлением? Никто не работает в звуконепроницаемом бункере. В офисе могут громко разговаривать сотрудники, за стеной – петь соседи, на улице – лаять собаки или трудиться асфальтоукладчики;

• вебкамера – как правило, достаточно самой обычной, встроенной или выносной;

• из программного обеспечения – последняя версия Adobe Flash Player.

Если говорить о требованиях к технике, с помощью которой ваш вебинар будут смотреть участники, то их практически нет. Единственное обязательное требование – должен быть установлен Adobe Flash Player, иначе не будет видео и звука.