Наталия Франкель - Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий

Ну и, конечно, просмотр итогового материала – качество и полнота реализации замысла.

• Заключение договора: вы прописываете даты, время работы, объем и сроки сдачи материала, исполнителей, ответственных с обеих сторон. Также составляете смету и график платежей. Мультикамерная съемка на конференции, например, предпочтительнее, но в условиях ограниченного бюджета можно согласовать и съемку в одну камеру. А некоторые мероприятия (типа психологических тренингов), как говорит наш постоянный специалист по видеотрансляциям Федор Слюсаренко, лучше снимать именно в одну камеру, и дело вовсе не в экономии.

• Составление подробного ТЗ и согласование его с оператором. Если масштаб и ваши требования по съемке подразумевают работу не одного, а нескольких специалистов, то не экономьте, создайте адекватные задаче условия труда.

• Предоставление информации и материалов для титров, врезки слайдов – ваша задача прислать их вовремя, чтобы трансляция была максимально полноценной, а ролик – предельно информативным.

Кстати, пакет генерального спонсора на одну из наших конференций мы продали именно благодаря ролику, снятому на одной из предыдущих конференций и смонтированному специально для того, чтобы показывать его потенциальным партнерам. Там был сделан акцент на интересные и продуманные партнерские интеграции. Сам ролик был коротким, полторы минуты, но ЛПР со стороны потенциального партнера увидел все, что ему было нужно. В том числе наш последовательный и ответственный подход к работе с партнерами и командой, снимавшей видео.

Что мы делаем с видеоматериалами после их получения?

Так же, как и в случае с фотоотчетами, зная даты отдачи готового материала, за 1–2 дня можно напомнить о себе и уточнить, в какой стадии находится работа.

После получения отчетных видероликов, если есть необходимость, вносим правки, смотрим, все ли заставки и логотипы на месте. Если есть договоренности о наличии в ролике логотипов или интеграций партнеров – проверяем, все ли соблюдено. Размещаем видеоролики на всех своих ресурсах, анонсируем.

Что касается видеозаписей, которые вы должны разослать и которые можно продавать, то предварительно вы можете заказать отбивки для начала и конца видеовыступления, выслать информацию и шрифт для титров, поставить в запись, если есть договоренность, партнерский логотип.

После получения и заливки докладов на сервис (кто-то имеет свои платформы, кто-то пользуется общедоступными, с платными расширенными тарифами, позволяющими хранить большие объемы материала) вы максимально оперативно делаете рассылку по базе участников и информируете их на своих ресурсах (встречи в соцсетях, рассылка) о том, что записи были высланы. Иногда они, правда, блокируются или попадают в спам. Это корректируется уже в ручном режиме. Главное – не бросать своих участников, в итоге все им прислать, дослать и переслать.

Проблема воровства платного контента на данный момент не имеет гарантированно удачного решения, как бы вы ни старались защитить его паролями и закрытыми доступами.

Трансляция любого мероприятия становится все более доступной. Это самостоятельный полноценный продукт, а не какое-то дополнение к билету. Можно смотреть выступление любимой группы на огромном фестивале, оперной дивы в La Scala или спикера-практика на профессиональной конференции – и все это, не вставая с дивана или с кресла в любимом офисе. Нам же как организаторам важно сделать трансляцию в таком качестве картинки и звука, чтобы зритель остался доволен. В идеале надо добиться того, чтобы трансляция максимально погрузила онлайн-участника в действо, передала атмосферу мероприятия и, вероятно, побудила в следующий раз присутствовать лично.

Как искать подрядчика для реализации онлайн-трансляции? Предлагаем действовать так же, как при поиске фотографов или видеооператора для съемки ролика:

• гуглить. Профессиональный рынок существует, продолжает формироваться, и простым поиском можно собрать несколько компаний, среди которых по представленным кейсам выбрать достойную;

• расспрашивать коллег. Если в вашем окружении есть организаторы, которые делают мероприятия с онлайн-трансляцией, то можно попросить их посоветовать вам подрядчика, а также, вероятно, отсоветовать работать с кем-то недобросовестным на рынке;

• изучать трансляции, которые понравились вам, и узнавать, кто их делал. Потом найти контакты в интернете будет очень легко.