Наталия Франкель - Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий

Нужно обязательно ознакомить «продажника» с организационной частью, чтобы он знал площадку и ее возможности, сценарий мероприятия, какие будут залы, стулья, лестница, двери, холлы. Благодаря этим деталям он сможет креативить на ходу.

Если ситуация начинает развиваться благоприятно и вы видите интерес со стороны потенциального партнера, необходимо соблюсти баланс между навязчивостью и регулярным напоминанием о себе и своем предложении. Старайтесь каждую коммуникацию закончить открытым вопросом, на который вам нужно получить ответ, или предложением, которое предполагает какое-то действие второй стороны к определенному сроку. Последовательность и доброжелательность – ваши коньки, с которых нельзя слезать. При этом, конечно, будем терпеливыми реалистами: человек, с которым вы общаетесь, может уехать в командировку или вообще уволиться, заняться более важными делами, уйти в отпуск на три недели (не предупредив вас и оставив свои текущие дела коллеге, который не имеет компетентенции, чтобы взаимодействовать с вами и принимать решения, а время идет!), а вернувшись, будет еще пару недель входить в ритм, чтобы потом с трудом вспомнить, какими договоренностями закончилась ваша последняя встреча. Мы не пугаем: это все реальные случаи наших партнерских взаимодействий. Поэтому помните всегда: начинать радоваться (и то осторожно) можно только после того, как подписан договор. В приложении к нему должен быть подробно расписан весь пакет опций, который получает партнер с вашей стороны, а также указано, чьими силами реализуются отдельные позиции, если для этого необходимо привлечение третьих лиц.

Как только мы слышим по телефону ответ: «Да, мы согласны с вами сотрудничать», то тут же высылаем договор и счет. Стоит промедлить несколько часов или день – и партнер может передумать.

Есть вариант, и он является достаточно распространенным, когда партнер часть пакета «закрывает» деньгами, а часть – продукцией или услугами. Или наоборот: часть заказа у подрядчика вы оплачиваете, а остальное он предоставляет вам по бартеру, взамен получая оговоренные рекламные опции.

Реально оценивайте сроки, которые есть у вас на согласование партнерских предложений. За две недели до ивента можно согласовать и реализовать только спонтанные продажи в небольших компаниях (у нас был такой опыт, даже за неделю до ивента можно успеть интегрировать серьезного партнера). Чем крупнее и бюрократизированнее структура в компании, которую вы планируете привлечь в партнеры, тем дольше происходит процесс согласования и принятия решения по вашему предложению. В некоторых компаниях меньше чем за полгода до ивента с вами просто не будут общаться, потому что не успеют провести договор через всех, кто должен его согласовать. Но если вы понимаете, что игра стоит свеч, то вперед, раннее планирование в отдельных случаях является залогом не только успеха, но и получения увесистого партнерского пакета.

Итак, договор подписан. В нем прописаны опции, которые вы предоставляете, и стоимость партнерского пакета со сроками перевода денег (если траншей несколько, то все они должны быть указаны отдельно). Дальше начинается не менее важный этап – работа по реализации всех пунктов. Вы ставите логотипы, посты, статьи, предложения партнера туда, куда договорились, соблюдаете сроки, обсуждаете застройку зоны и коммуницируете с привлеченной для этого компанией (или реализуете это сами, если такое условие прописано в договоре), прописываете план партнерских активностей, их тайминг и ответственных. Всю коммуникацию обязательно ведете в почте или в мессенджерах/социальных сетях и никогда – на словах в телефонном разговоре. Если что-то пойдет не так, вам будет не к чему апеллировать. Если же у вас в наличии есть письма, в которых партнером все написано/прописано/подписано, то решить вопрос будет проще.

Материалы, планы застройки и активации нужно обсуждать и подписывать заранее. Иногда, если планируется большая зона и много активностей, то имеет смысл несколько раз выехать с партнером или представителями компании-застройщика на площадку, чтобы на месте все осмотреть, спланировать и по максимуму предусмотреть возможные неожиданности.

Каждому партнеру нужно уделять ровно столько внимания, сколько он требует. Если партнеров много – стоит взять дополнительного сотрудника, который позаботится о каждом, чтобы и на этапе подготовки, и на самом мероприятии вопросы снимались оперативно, в момент возникновения. Приглашайте на ивент руководителей компании-партнера. Хорошая отработка партнерской интеграции и демонстрация этого руководству может послужить основанием для долгосрочного сотрудничества в будущем.