Александр Шумович - Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

Это касается не только event-агентств. Крупные компании могут использовать такие доводы, чтобы снизить спонсорский взнос для участия в вашем мероприятии, получить какие-то особые условия участия или рекламы во время его проведения, намекая, что станут что-то покупать у вас в дальнейшем… Принцип тот же.

Одна крупная автомобильная компания предложила сделать для них пресс-конференцию. Мы честно выиграли тендер, предложив оптимальное качество за разумную цену. При получении образца договора для подписания выяснилась такая маленькая деталь: все расходы по мероприятию несет агентство, заказчик оплачивает их лишь через два месяца после получения всех подтверждающих документов. Таким образом, получается, что небольшое агентство бесплатно кредитует на несколько месяцев одну из крупнейших мировых компаний. Мы сказали, что так не работаем и нам нужна предоплата как минимум на покрытие прямых расходов. На что крупная компания ответила, что они так не работают. Очевидно, они обратились в другое агентство (то есть нашли другого кредитора?).

Я рассказал эту историю представителям агентства из той же страны, что и компания-заказчик. Они уверяли, что на своем родном рынке те себе такого не позволяют.

Вариант «гонорар снаружи».В некоторых случаях event-агентства озвучивают общую смету расходов и объявляют свой гонорар. В этом случае заказчика не должно интересовать, как агентство распорядится своим фиксированным гонораром, но все остальные расходы должны быть подтверждены (предоставлены бухгалтерские документы). То есть агентство не имеет права, согласовав смету с заказчиком, а потом получив более выгодную цену от поставщика, считать полученную разницу своей прибылью (это будет мошенничеством; см. тест на этичность). В этом случае заказчик видит все фактические расходы.

Если в смете было написано $1000, а в товарной накладной написано $990, то $10, пожалуйста, верните Клиенту. Так должно быть.

Пример схемы выплат гонорара агентства:

– 50 % предоплата (депозит);

– 35 % перед началом мероприятия;

– 15 % непосредственно после окончания мероприятия (бонус).

В случае отмены мероприятия депозит остается у event-компании. В случае нарушения условий договора, неисполнения обязательств, плохого качества event-компания лишается всех или части выплат последнего этапа. Собственно, агентство должно иметь это в виду и стараться сделать все на высоте, чтобы получить эти оставшиеся 15 %.

Вариант «гонорар внутри».Например, у компании-заказчика выделен бюджет на некое мероприятие и эта сумма озвучивается на переговорах с агентством. В этом случае event-агентство и заказчик обсуждают смету и определяют бюджет мероприятия. Заказчика не должно интересовать, как агентство распорядится этим бюджетом, – главное, чтобы все согласованные работы были выполнены с нужным качеством, а бюджет не был превышен. В этом случае зачастую агентство при составлении сметы немного завышает расходы, добавляя свой гонорар и надеясь в дальнейшем оптимизировать расходы, получить скидки и т. д.

Разница между согласованными расходами и фактическими и будет составлять прибыль агентства.

При таком варианте оплаты, если в смете было написано $1000, а потом выяснилось, что это можно было купить всего лишь за $990, ничего не поделаешь, $10 останутся агентству. Агентство их честно заработало.

Преимущество работы с агентством в том, что агентство играет роль «одного окна». Компания-заказчик имеет договорные отношения только с выбранным event-агентством, а агентство ведет расчеты уже со всеми остальными подрядчиками и субподрядчиками. Таким образом, компания-заказчик подписывает один договор, одну смету, один акт приемки-сдачи работ, что для многих компаний очень удобно.

В зависимости от размера бюджета агентству перечисляется либо весь бюджет сразу, либо по частям, в зависимости от сроков платежей. Устоявшейся практики тут нет.

Чтобы проиллюстрировать все, о чем написано в этой книге, я расскажу о своем опыте участия в организации одного из крупнейших международных мероприятий.

В 2006 году Россия впервые председательствовала в «Большой восьмерке» (G8). В рамках председательства России проводилось множество межгосударственных встреч, консультаций. В частности, с 8 по 10 июня 2006 года в Санкт-Петербурге проходила встреча министров финансов G8. Наша компания Eventum была выбрана в качестве компании-оператора этой встречи.