Александр Шумович - Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

Итак, с чего мы начнем? Для начала давайте обозначим простой тезис, с которым легко согласиться.

Прибыль = доходы – расходы.

Это необходимое упрощение, из которого мы пока что будем исходить. Посмотрим, как этот тезис будет развиваться в дальнейшем. Мы разберем простой кейс, на примере которого посмотрим, из каких частей состоит бюджет и что с ним можно делать.

В самом начале книги мы говорили о различных видах мероприятий. Тогда мы их классифицировали по целям и задачам. Говоря о финансах, мы можем предложить новый тип классификации мероприятий. Сгруппируем их следующим образом:

– мероприятия, непосредственно приносящие прибыль.

К ним можно отнести некоторые семинары и конференции (это как раз мой бизнес), фестивали, выставки, концерты, аукционы, спортивные соревнования;

– самоокупающиеся мероприятия.Это случай, когда организация не ставит перед собой цели извлечь выгоду из самого мероприятия, но не хочет особенно тратиться на его проведение, то есть покрывать затраты из собственных средств. В этом случае организатор стремится свести к одному уровню доходы и расходы мероприятия. Регистрационный взнос для участников выступает неким имущественным цензом, отсекая праздно любопытствующую аудиторию. Такие мероприятия чаще проводят организаторы, чей профиль – не event-менеджмент.

– Сюда можно отнести: некоторые конференции (научные и профессиональные) и семинары (консультационные или проводимые с целью рекламы товаров или услуг), а также городские праздники, спортивные соревнования, деловые завтраки;

– мероприятия, опосредованно приносящие прибыль.Это пресс-конференции, презентации, промо-акции, BTL-акции, мероприятия по стимулированию продаж, мероприятия для партнеров, городские праздники, открытия новых торговых центров и т. п. Само мероприятие остается затратным для организации, однако при качественном проведении повышает продажи основных товаров и услуг вашей организации;

– бесприбыльные или планово убыточные мероприятия.Сюда мы отнесем корпоративные праздники, торжественные приемы, юбилеи, свадьбы, дни рождения и т. д. Мероприятия не преследуют коммерческой цели, прибыли нет, но по определенным причинам организация их проводит.

Обратите внимание: мы не рассматриваем весь бизнес или весь мир целиком, поэтому мы не должны стараться учесть все факторы. Понятно, что и убыточные мероприятия принесут нематериальные достижения и поэтому в какой-то момент окупятся. Ведь как инструмент воздействия на Клиента мероприятия стоят в одном ряду с рекламой, PR, сайтом компании, упаковкой, дистрибуцией. Как инструмент воздействия на собственных сотрудников – в одном ряду с заработной платой, социальным пакетом, удобным рабочим местом, служебной машиной или мобильным телефоном и т. п. Перечисленные инструменты по большей части имеют четкую стоимость – можно точно рассчитать, например, эффективность вложений в рекламу. В идеале мероприятия должны стать таким же просчитываемым инструментом.

Но в данный момент, в этой главе, мы рассматриваем только финансовые вопросы организации мероприятий. Мы не будем оценивать увеличение объема продаж после проведенной презентации. Поскольку мы говорим о финансовой стороне мероприятия, для нас важно лишь, что это мероприятие, опосредованно приносящее прибыль, мы лишь точно учитываем его доходы-расходы. Например, сама по себе презентация доход не принесет, в графе «доходы мероприятия» у нас будет «ноль».

В зависимости от типа вашего мероприятия определите, какова ваша очередная задача (на этот раз – финансовая). Вы можете ставить целью: покрыть расходы, заработать деньги или просто удержать расходы на нужном уровне.

Правила планирования бюджета

– Планируйте бюджет гибко, предусмотрите несколько сценариев по типу «если – то».

– Спланировав бюджет и согласовав его, прилагайте все силы, чтобы больше ничего не менять.

– Если бюджет приходится менять и заново утверждать – он был спланирован плохо.

– Спланируйте буфер бюджета – заранее зарезервированные средства на срочные непредвиденные нужды (это важный момент).

– Утвердите реалистичные и понятные всем методы оценки мероприятия.

На ваши расчеты должны повлиять данные проведенных исследований, на основании которых вы можете предполагать, сколько у вас будет участников и каковы будут предположительные расходы (и предположительные доходы). Вы можете и даже должны сравнивать вводные данные предстоящего мероприятия с данными мероприятий, проходивших раньше. Вряд ли обстоятельства повторных мероприятий изменятся так кардинально, что данные предыдущих не помогут вам в планировании.