Александр Шумович - Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

Кроме этого в Интернете есть довольно много ресурсов, посвященных формированию различных календарей событий: есть каталоги семинаров, каталоги пресс-конференций. У них довольно разный интерфейс добавления информации о мероприятии и очень разная эффективность. Посмотрите, насколько посещаемым является тот или иной каталог. Возможно, его посещают даже меньше, чем ваш собственный сайт, – в этом случае не стоит очень надеяться на него.

Помните: чем больше информации в Сети о вашем мероприятии, тем выше вероятность того, что потенциальный участник на нее наткнется.

Реклама в СМИ

Реклама в газетах и журналах, на телевидении и радио традиционно является рекламным инструментом. В своей практике я не очень часто использую эти рекламные каналы, поэтому не буду развернуто рассказывать, как именно создавать рекламные ролики или готовить газетные объявления, – для этого существует специализированная литература, специалисты, рекомендую обратиться к ним; советую также прочитать книгу «Огилви о рекламе» Дэвида Огилви.

Однако при подготовке рекламной кампании вот на какие аспекты хотелось бы обратить ваше внимание:

– соответствие целевой аудитории;

– соотношение цена – качество;

– творческое начало;

– связь с мероприятием;

– время выхода рекламы;

– предполагаемая финансовая отдача;

– реализация других целей организатора.

Учтите, что обычно реклама в СМИ дает широкий, но поверхностный охват.

Если вы используете в рекламе изображение людей

Имейте в виду, что не обязательно изображать своих реальных Клиентов. В рекламе люди предпочитают видеть себя такими, какими они хотят быть, а не какими являются на самом деле.

Также особое внимание нужно уделить PR-инструментам: рассылке пресс-релизов, проведению пресс-конференций, предложениям взять интервью у наиболее интересных участников предстоящего мероприятия и другим видам активностей, которые ставят своей целью стимулирование появления статей в журналах и газетах. Журналисты – чрезвычайно важная часть аудитории, так как они являются передаточным звеном, каналом для связи со вторичной аудиторией вашего мероприятия (см. главу «Работа с прессой» в разделе «Программа»).

Массовая реклама, акции

Если ваше мероприятие, например выставка или фестиваль, предполагает массовое участие, большое количество посетителей, вы можете использовать рекламные каналы, ориентированные на широкую аудиторию: рекламу на радио и ТВ, распространение большого количества флаеров, рекламных листовок, рекламу на транспорте и уличных растяжках, уличную рекламу на тумбах и плакатах.

Особые акции

Организация мероприятий – хороший инструмент продаж (а для некоторых видов бизнеса едва ли не главный). Вы можете также организовать мероприятие для рекламы вашего мероприятия. Это не забавный парадокс, а действенный инструмент.

– В Сиднее был организован фейерверк (городское мероприятие) по случаю выбора Сиднея в качестве места проведения Олимпийских игр.

– Вы можете провести пресс-конференцию (это тоже мероприятие), чтобы через прессу заявить о готовящемся вами масштабном событии.

– Вы можете организовать встречу экспертного комитета (мероприятие) и представить ему идею вашего предстоящего события. С одной стороны, вы узнаете мнение потенциальной аудитории о вашей идее. С другой – участники встречи уже будут вовлечены в подготовку события, будут воспринимать себя как часть его и окажут вам содействие.

Опять-таки определите, кто для данного мероприятия представляет вашу целевую аудиторию. В зависимости от состава потенциальных участников выбирайте тот или иной рекламный канал.

– Потребители, Клиенты. Лучшие инструменты – практически все из перечисленных выше.

– Партнеры, поставщики. Лучшие инструменты – личные приглашения, личные письма, личные факсы, звонки с напоминанием. В некоторых случаях – реклама в СМИ.

– Ваши работники. Лучшие инструменты – письма по электронной почте, собрания, корпоративная газета, стенгазета или объявление, личное приглашение. В некоторых случаях – реклама в СМИ, если вы ставите цель также проинформировать общественность, рынок, Клиентов.

– Смешанные аудитории. Комбинация различных рекламных каналов.

В ходе подготовки и реализации мероприятия у вас возникнут определенные стандартные ситуации во взаимодействии с Клиентами. Отработайте такие типичные процедуры. Это технологический момент, и здесь вы должны работать как хорошо отлаженный конвейер, по четкому алгоритму. Стандартными ситуациями можно считать: