Александр Шумович - Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

Позаботьтесь о первом и последнем впечатлении о вашем мероприятии. Человеческая психика устроена так, что именно эти моменты лучше всего запоминаются.

Что увидят участники, придя на мероприятие? Смоделируйте это и проверьте на себе. Каким они увидят зал (или регистрационный стол)? Что почувствуют, оправдаются ли их ожидания? Как с ними поздороваются? Какова церемония открытия мероприятия, кто произносит первое слово? Эти элементы сразу же создадут определенное настроение.

Так же важен и финал. Как происходит церемония закрытия мероприятия? Как попрощаются с участником? Что останется на память? Очень неприятно, если к тебе теряют интерес после того, как дело сделано. Постарайтесь, чтобы люди покидали ваше мероприятие воодушевленными, в приподнятом настроении.

Организация мероприятий – это бизнес впечатлений. Первое впечатление может быть таким: человек входит в зал и поражается: «Ах!» – он увидел нечто, что произвело на него огромное впечатление. Дальше он уже замечает какие-то детали. Но в самый первый момент он видит только зал. Это его первое впечатление.

Первым впечатлением могут быть девушки, которые встречают гостей на регистрации. Их поведение должно быть грамотным и профессиональным. Они должны искренне поздороваться и пожелать успехов участникам. Именно это станет первым впечатлением у приглашенных, поэтому к нему нужно серьезно готовиться. Так же важно последнее впечатление.

К сожалению, в нашем жестоком коммерческом мире существует такой феномен, как потеря интереса к человеку, который уже заплатил деньги. Потеря интереса очень обижает. Я думаю, подобное отношение может полностью уничтожить впечатление о мероприятии, которое уже сложилось до этого.

Предположим, мероприятие прошло хорошо: все было отточено, профессионально организовано. Когда участник уходит с мероприятия, он ждет реакции организатора, ждет слов благодарности. Если не сделать этого, впечатление будет испорчено. Поэтому нужно подумать о последнем впечатлении и подготовиться к нему.

Сохранить добрую память о мероприятии помогут фотографии. Причем они важны как для вторичной аудитории, так и для непосредственных участников. Но не только они имеют ценность. Запланируйте, что еще будет напоминать о мероприятии: сувенир, памятный сертификат, ценный подарок или безделушка с вашей символикой. Дайте участникам повод рассказать о вас другим людям. Возможно, и они со временем станут вашими Клиентами.

Продумайте, какие рекламные каналы вы будете использовать, чтобы сообщить потенциальной аудитории о вашем мероприятии. Основываясь на этом, разработайте рекламные идеи (это тоже задача для мозгового штурма), которые вы собираетесь использовать. Для разных рекламных каналов идеи могут быть различными, но объединенными чем-то общим: темой, стилистикой и т. д.

Сделайте ваше мероприятие многообразнее. Введите в него дополнительный элемент по типу матрешки. Ведь в любом случае так или иначе это происходит: люди делятся на небольшие группы по интересам, собираются кружками в помещениях для курения, организуют собственные небольшие обсуждения и т. п. Повлияйте на этот процесс и стимулируйте его. Например, проведите мероприятие в мероприятии.

Для этого нужно сегментировать вашу аудиторию и сделать для какой-то группы что-то особенное. Все знают, что на каких-то крупных мероприятиях бывают VIP-зоны. Это не только физическая площадь. Это и какая-то специальная программа, специальное отношение, специальное обслуживание.

Также можно предложить особую программу для журналистов. То есть все получают нечто (какой-то набор материалов и услуг), а журналисты плюс еще что-то особое, дополнительно учитывающее их род занятий.

Если у вас неофициальное мероприятие, где присутствуют семьи, устройте специальную программу для супругов, специальную программу для детей. Выделите для этого особое место и подумайте, чем можно занять эту группу ваших участников.

Организуйте место для просмотра фильма, как-то связанного с темой мероприятия, место для специализированного шоу, показа костюмов, маскарада. Оно должно быть отделено от основного места действия, но легкодоступно.