Александр Шумович - Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

Проанализируйте, кто будет являться участниками вашего мероприятия, какие идеи для них будут приемлемыми и близкими, а какие не подойдут. Мы не будем сейчас говорить о структуре аудитории, различиях подходов к ней и т. п. В этом разделе я хотел бы упомянуть только о первичной и вторичной аудитории.

Первичная аудитория– это собственно участники вашего мероприятия, те, кто присутствует лично, к кому вы обращаетесь. Основная часть работы по организации мероприятия направлена на них.

Вторичная аудитория– это те, кто не присутствует на мероприятии лично, однако мероприятие их все же касается.

Если вы не присутствуете на открытии Олимпийских игр, это отнюдь не значит, что организаторы о вас не подумали. Как раз наоборот, открытие Олимпийских игр смотрит самая большая зрительская аудитория в мире! Вторичная аудитория в несколько раз превышает первичную и очень важна. Поэтому подумайте о том, как будет выглядеть ваше мероприятие на фотографиях, на телевизионном экране и т. д. Спланируйте, что увидят те, кто не присутствовал на мероприятии лично. Пригласите на мероприятие фотографа или оператора. Пусть результаты их работы будут доступны тем, кто не смог участвовать в мероприятии лично.

Возможно, вы обращали внимание, что по некоторым фото выступающих политиков или бизнесменов вы сразу понимаете, где находится выступающий. Просто за выступающим всегда виден логотип новостной площадки, конференц-зала, информационного агентства. Выступления на Всемирном экономическом форуме в Давосе (World Economic Forum) проходят на фоне логотипа форума.

В дальнейшем журналисты перепечатывают эти фотографии, разнося славу организатора мероприятия. Используйте этот прием (см. на рис.8 образец плаката за президиумом).

Если ваше мероприятие не очень формальное, подумайте о месте, фигуре или персонаже, с которым захотят фотографироваться ваши участники. Дайте им такую возможность: наймите актера в экстравагантном костюме, который будет фотографироваться со всеми желающими (на фоне вашего логотипа, конечно), поставьте интересную статую, композицию цветов и т. д. Наймите фотографа для этих целей, наконец. Вы сможете опубликовать фото на сайте мероприятия, и наверняка участникам будет приятно это видеть.

У мероприятия должно быть лицо. Скорее всего, так или иначе лицо мероприятия сформируется в представлении участников и без вашего влияния. Возможно, этим лицом станете вы как организатор. От вас и вашей заинтересованности в self-promotion зависит, будет это лицо озабоченного человека, бегающего и решающего текущие проблемы, или же вы будете улыбаться и порхать среди участников, поддерживая светскую беседу. Возможно, это будет лицо вашего босса как официального хозяина мероприятия. Возможно, это будет специально приглашенный специалист: независимый эксперт, конферансье, известная личность (это зависит от типа вашего мероприятия). Вспомните о целях мероприятия и определите, кто вам нужен.

Если вы приглашаете ведущего со стороны, проведите подготовительную работу. Следите за отзывами, читайте профессиональную прессу, узнайте опыт коллег, если хотите сделать великолепное мероприятие. Выбирайте лучших из лучших. Совет организаторов корпоративных праздников: на ведущем нельзя экономить. Именно он станет душой вашего праздника.

Подумайте о том, кто будет встречать гостей. Будет ли это безмолвный охранник, симпатичная девушка на регистрации, младший сотрудник компании, указывающий место проведения мероприятия, или же это будет руководитель компании, жмущий руки каждому участнику. Все варианты по-своему хороши, имеют свои преимущества и недостатки.

Я был на праздновании годовщины одной ассоциации, где президент стоял у двери средневекового замка и жал руку всем гостям. Это было очень трогательно, сразу создавало очень теплую доверительную атмосферу, потому что все получили от него личные приглашения. И теперь он со всеми лично здоровался. Потом, когда все зашли, хозяин мероприятия подошел к микрофону, выступил. Таким образом, с самого начала было ясно, что это мероприятие его, он стал лицом мероприятия. Другой пример.

Я был на презентации, которая проходила в фотогалерее. Все было организовано очень хорошо. Но лицом мероприятия для меня стал огромный двухметровый охранник в черном камуфляже, который стоял на входе в галерею.