Александр Горбачев - Тайм-менеджмент. Время руководителя - 24+2

2. Внезапные личные проблемы с самим собой (заболел, недомогание)

a. Держать одного сотрудника в курсе проекта. Строить работу в парах (кластерная модель)

b. Предусмотреть возможность «виртуальной работы, домашний офис»

c. Заключить «договор с организмом»

d. Воспользоваться тонизаторами – чай из кокки:)

e. Регулярно принимать витамины, полноценно высыпаться, заниматься физической активностью

f. Максимально эффективно использовать то время, когда ты чувствуешь прилив энергии и сил, а также особое вдохновение при работе (чтобы на время недомогания оставалось поменьше несделанных дел)

3. Нашествие родственников и/или друзей

a. Оговорить с близкими людьми ситуации, когда стоит звонить, а когда лучше подождать

b. Обозначить явным образом, что срочно, что важно

c. Иметь договоренность с гостиницей: куда их переселить

d. «Мы приедем» – в ответ сказать: «Меня нет в городе!»

e. Частичное участие в общении с ними, переадресация к другим по решению проблем. Участие иными ресурсами, а не временем

f. Загрузить приехавших родственников сразу, чтобы реже приезжали. К примеру, дать им уборку дома, закупку на рынке и т. д.

4. Животные

История одной из участниц: «утром убежала собака, не могу закрыть ворота: она не зайдет, и поехать не могу. Пришлось 30 минут ее искать, в итоге график дня сбит с самого утра…»

a. Привязать поводок с блокиратором

b. Прорезать дырочку в двери, чтобы могла самостоятельно возвращаться

5. Природные катастрофы (свет отключили и т. д.)

a. Разработать алгоритм работы в случае, если нет:

ix. Света

x. Связи

xi. Иные катаклизмы

b. Иметь в офисе запас бумажных материалов на случай отказа света либо компьютерной техники

c. Продумать энергонезависимые аппараты. К примеру, принтер на батареях

d. Воспользоваться методикой «договориться с техникой». Подобная ситуация наглядно демонстрируется в фильме «Миссия Серенити», последние 15 минут фильма.

Начиная планировать, важно понимать, когда следует остановиться. Если уделить этому процессу избыточное количество времени, тогда когда же выполнять планы? А если уделили недостаточно времени – то качество плана резко падает, что заметно чувствуется в процессе его выполнения.

Эмпирическим путем выведено оптимальное время для составления планов. Цифра эта – 1 % времени от планового периода. То есть если я собираюсь написать план на день, мне достаточно 1 % от 24 часов, что составляет примерно 15 минут.

Нормативы времени на составление планов

– На день – 15 минут

– На неделю – 90 минут

– На месяц – 7 часов

Что означают эти цифры? Если я умею планировать, то за 15 минут составлю качественный план на день. Качество плана понятно в конце дня, когда подводим итоги, что сделано, а что нет. Выполнены все пункты – план отличный. Есть пробелы – планировали слабо, чего-то не учли, где-то просчитались.

Если я выполняю план, но мне требуется на его составление более 15 минут, то процесс моего планирования не оптимален. Возможно, у меня нет навыка планирования, поэтому и скорость невелика, или алгоритм планирования следует заменить.

С одной стороны, 1 % – это ориентир, сколько времени уделять составлению планов, с другой – критерий, «есть или нет» навык планирования.

Планирование следует производить порциями, или тактами. К примеру, план на день лучше разбить на три такта.

Первый – вечером предыдущего дня. Набрасываете штрихи завтрашнего дня, крупно, без точных деталей. Утром, придя на работу, получив вводные, понюхав обстановку, уточните свой план. Уже более детально прорисуйте свой день. После обеда, когда часть дел решена, часть потеряла актуальность, пришли новые вводные, снова уточняйте свой план. Поступайте как художник. Вначале делаем первые наброски карандашом, слегка помечаем контуры. После уже более четко рисуем границы и фигуры. И наконец, наносим краски, завершая картину. Основная идея разбиения плана на такты: плох тот план, который нельзя изменить. План должен стать вашим союзником. А поэтому его основная задача – помогать вам. Следовательно, подчиняться, учитывая изменения окружающей среды.

Аналогично поступаем с планированием недели. В пятницу следует наметить основные события будущей недели. Никогда не уходите с работы, пока не выполните отчет за неделю и план следующей недели. Только в этом случае, если вам интересны результаты вашей деятельности, вы сможете реально ими управлять и при этом спокойно отдыхать в выходные. А начиная с понедельника, ежедневно можно вносить коррективы в недельный план, исходя из скорости изменения рабочей ситуации. Читать дальше