Александр Горбачев - Тайм-менеджмент. Время руководителя - 24+2

Требуется выработать быструю категоризацию этих звонков. Чтобы сразу, с первых секунд знать, какой сценарий применить к «входящему».

В целом общие выводы по матрице Эйзенхауэра.

1. Дела А можно сократить на 80 % за счет ежедневного выделения внимания квадрату «В».

2. «С» – воры времени, следует выстраивать линии обороны своего времени от таких дел.

3. Постановка целей помогает нам выстроить работу по приоритетам.

4. Планировать можно только задачи «В». «А» приходят сами, вы не знаете, сколько завтра будет форс-мажоров. «С», если есть защита, вам не помешают.

5. Если из 20 рабочих дней 4 дня вы задерживаетесь на работе на час-два, это нормально. 20 % авралов – это здоровый пульс бизнеса. А вот если вы 16 рабочих дней допоздна только и работаете – это показатель того, что пора взяться за квадрат «В».

Для быстрого принятия мер в случае возникших форс-мажорных ситуаций хорошо бы иметь «накатанные рельсы» – типовые решения. Как известно, лучший способ избежать опасностей – это подготовиться к ним. Ниже собран опыт российских руководителей и консультантов, которые испытывали те или иные трудности с «ворами времени», – ситуации, которые поедают наше время, не принося никакой пользы. Данный раздел можно использовать как стимульный материал для выработки своих рецептов «антиавральных решений».

Ниже собраны наиболее частые «воры времени», неожиданно возникающие вопросы и проблемы, которые сбивают ваш график, нарушая выполнение важной работы, вынуждают терять концентрацию, отвлекаясь на них. К каждому из них предлагается несколько вариантов решений. При этом не просто авральное реагирование, а упредительные процедуры, которые нужно заранее провести, чтобы потом успешно справляться с неожиданностями. Условно обозначим эти решения как «линии обороны от С», что по матрице Эйзенхауэра означает срочные, но не важные дела. Телефонные звонки Требуется выработать быструю категоризацию этих звонков. Чтобы сразу, с первых секунд знать, какой сценарий применить к «входящему». Далее предлагается ряд категорий входящих звонков и сценариев реагирования.

1. Личные звонки

a. Попросить говорить покороче

b. Опросить перезвонить в другое время

c. Выделить время для личных звонков и предупредить всех близких людей, чтобы они звонили в предоставленные окна

d. Установить автоответчик

2. Профессиональные звонки

a. Звонки от руководства

I. Фраза: «Извините, я сейчас разговариваю с клиентом»

II. Фраза: «Я по межгороду говорю»

III. Упреждать, звонить перед началом задачи, требующей концентрации, и уточнять «что от меня нужно? В ближайший час я могу поработать в тишине? Без отвлечений?»

IV. Идея: автоответчик берет из графика периоды вашей занятости и сообщает это голосом либо текстом (SMS, e-mail, ICQ)! Технически реализуемо. Правда, реальных примеров использования в России под рукой нет. Вполне возможно, что воплощение этой идеи принесет миллионы создателю такой программной оболочки

V. В ответ на звонок отправляется SMS, когда вы сможете перезвонить

b. Звонки от коллег

I. Отложить

II. Взять трубку, поняв, что это задача «С», переключить на автоответчик

III. Быстро понять суть темы и перенести разговор на другое время

IV. Выделять зоны для общения (когда лучше вам звонить)

1. Предлагаемые варианты, два окна: утром и вечером

V. Потребовать структурированно изложить суть

c. Звонки от клиентов

I. Высказать просьбу перезвонить: «вызывают к начальству на ковер…»

II. Структурированно выслушать, быстро отвечать

III. «Я понял задачу, перезвоню в такое-то время…»